Köpa toner i grossistledet: en guide för företag och återförsäljare

Nästan varje guide till grossistinköp är skriven för att sälja in ett «grossistkonto» som du förmodligen inte behöver. Innan du fyller i något formulär är det värt att skilja på två situationer som ständigt förväxlas: köpa i stora partier för egen förbrukning och köpa i stora partier för återförsäljning. Det är olika processer med olika priser, olika marginaler och olika pappersarbete.

Om du driver ett kontor med sex skrivare är du inte en distributör: du är en kund med volymbehov. Att ansöka om ett grossistkonto är oftast en lång omväg för att nå samma pris.

Viktiga punkter
- Egen förbrukning: inget grossistkonto behövs. Mängdrabatten tillämpas automatiskt från 2 enheter av samma referens.
- Återförsäljning: det är här ett distributörskonto lönar sig, med grossistpriser och territoriellt skydd.
- Rabatten beräknas per referens, inte per ordersumma: koncentrera dig på enheter av samma modell.
- Beställningspunkten är viktigare än enhetspriset. Att köpa billigt och få slut på varor är kostsamt.
- Be alltid om en ordentlig faktura med registrerat företagsnamn, inte ett kvitto med varumärkesnamn.

Behöver du faktiskt ett grossistkonto?

Det kokar ner till en fråga: förbrukas tonern du köper inom ditt företag, eller lämnar den huset igen via en faktura till en tredje part?

Om du förbrukar den själv (kontor, mottagningar, redovisningsbyråer, kliniker, utbildningscenter, offentliga organ) är du inte en återförsäljare och du behöver inte registrera dig för något. Du behöver volympriser och att inte få slut på varor. Det löser sig genom att köpa som vanligt och låta mängdrabatten göra sitt jobb.

Om du säljer den vidare (IT-tjänster, utskriftshantering, pappershandlare, kontorsunderhåll) ändras modellen. Du behöver marginal utöver rekommenderat utpris (RRP), territoriellt skydd och en leverantör som inte konkurrerar mot dig i dina egna kundkonton. Det är ett kommersiellt avtal, inte en varukorg.

Köpa volym för eget bruk: de verkliga nivåerna

I vår katalog är mängdrabatten automatisk och tillämpas per referens. Det finns ingen kod att ange och inget konto att ansöka om: priset sjunker helt enkelt i varukorgen.

• 2 enheter av samma referens, 3%
• 3 till 4 enheter: 5%
• 5 till 9 enheter: 8%
• 10 eller fler: 15%

Två ärliga varningar. För det första: det beräknas per orderrad. Tio kassetter av samma modell når 15%; tio kassetter av tio olika modeller gör det inte. Om du hanterar en blandad maskinpark, gruppera per referens och beställ fler enheter av färre modeller. För det andra: multipack och buntar är undantagna eftersom de redan har paketpriser.

För en medelstor maskinpark är detta oftast tillräckligt. Ett kontor som förbrukar tio tonerkassetter per kvartal och köper dem vid ett tillfälle betalar i princip grossistpriser utan att ha ansökt om någonting.

Återförsäljarprogrammet: när det lönar sig

Ett distributörskonto är meningsfullt när du säljer vidare. Våra publicerade villkor är marginaler på 40-60% utöver RRP, territoriell exklusivitet, en tilldelad kontoansvarig och ingen minsta order för aktiva konton. Du ansöker via e-post med dina företagsuppgifter och ditt territorium, så svarar vi inom 24-48 arbetstimmar. Fullständiga villkor finns på Bli distributör.

Vad är värt att fråga om innan du skriver avtal med någon leverantör, inklusive oss:

• Vem ställer ut fakturan? Det bör finnas ett registrerat företag med ett organisationsnummer bakom, inte bara ett varumärke. Kontrollerbart i det relevanta företagsregistret.
• Varifrån kommer produkten? En leverantör som inte kan berätta var det de säljer tillverkas är bara en extra mellanhand.
• Vad händer med dina kunders returer? Om du möter slutkunden måste du veta hur snabbt din leverantör ersätter lagret åt dig.
• Är exklusiviteten skriftlig? Territoriellt skydd som inte finns med i kontraktet existerar inte.
• Vad är den verkliga leveranstiden till ditt land? Inte tiden för deras utleverans från lagret: tiden det tar att nå din dörr.

Misstaget som kostar mest: att inte beräkna din beställningspunkt

Nästan alla optimerar enhetspriset och ingen beräknar när man ska beställa igen.

Säkerhetslager = månadsförbrukning ÷ 30 × leveransdagar × 1,5

Med en förbrukning på 10 tonerkassetter i månaden och 48 timmars leveranstid ger det ungefär 2 enheters buffert. Avrunda uppåt: 3. När du faller under 3 beställer du. Inte när du når noll.

Variabeln de flesta räknar fel på är leveranstiden. Använd inte den som står på leverantörens webbplats: använd den tid det faktiskt tar att nå ditt land. Fråga, och lägg in det numret i formeln. Beräknat leveransdatum och kostnad visas i kassan före betalning.

Hur man lagrar toner utan att förstöra den

Tonerpulver är känsligt för fukt och temperatur. En kassett som lagrats dåligt i sex månader kan ge upphov till problem som ser ut som tillverkningsfel utan att vara det, och ingen vinner den diskussionen med en leverantör. Fyra regler:

• Platt och i originalförpackningen. Förpackningen skyddar trumman från ljus; vid stående lagring klumpar sig pulvret på ena sidan.
• Mellan 15 och 25 °C, relativ luftfuktighet 40-60%. För torrt skapar statisk elektricitet och orsakar utsmetning; för fuktigt orsakar klumpbildning.
• Inte bredvid ett fönster eller ovanpå ett element. Temperaturväxlingar är det värsta för hartset.
• FIFO: äldsta lagret först. Förutom att förhindra att det blir för gammalt, hindrar det dig från att samla på dig äldre chipversioner som inte fungerar med firmwareuppdateringar.

Vid korrekt lagring håller en kassett utmärkt i ett par år. Det är precis det som gör volyminköp lönsamma: om du inte kunde lagra den skulle rabatten vara värdelös.

Fakturering, moms och garanti vid företagsköp

Fakturan. Den måste innehålla registrerat företagsnamn, organisationsnummer och en momsspecifikation så att du kan dra av den. I vårt fall utfärdas fakturan av CHICTRATEC S.L. (organisationsnummer B72834534, EU-moms ESB72834534), registrerat i Los Barrios, Cádiz (Spanien). Om en leverantör bara ger dig ett kvitto med ett handelsnamn har du ett bokföringsproblem, inte en estetisk preferens.

Moms. Butikspriser visas inklusive moms. För ett företag är den verkliga kostnaden nettobeloppet, så om du jämför med en grossist som publicerar priser exklusive moms jämför du olika siffror. Jämför alltid netto med netto. Om du köper från ett annat EU-land med ett giltigt momsregistreringsnummer för handel inom EU, kontrollera vilken hantering som gäller för din transaktion.

Garantin. Här är en viktig distinktion som bör sägas högt. Direktiv (EU) 2019/771 garanterar minst två års överensstämmelse inom EU, och flera medlemsstater förlänger den: Spanien har till exempel utökat den till tre år. Men lagstiftningen skyddar konsumenten. Vid försäljning mellan företag gäller kommersiell lagstiftning och vad ni kommit överens om, inte konsumentköplagen. Varje leverantör som säljer in «lagstadgad garanti» som ett B2B-argument tillämpar en konsumentregel på en kommersiell transaktion. Fråga vilket specifikt åtagande om ersättning de gör i avtalet och se till att få det skriftligt. Vi inkluderar även 30 dagars returrätt för oanvända produkter i originalförpackning.

Vanliga frågor

Finns det ett minimikrav för grossistköp?

För egen förbrukning finns inget minimum: mängdrabatten aktiveras från den andra enheten av samma referens. För aktiva distributörskonton kräver vi inte heller något minimikrav. Tänk dock på butikens generella minimiköp och gränserna för fri frakt, vilket är en separat sak och varierar beroende på destinationsland.

Kan jag blanda olika modeller för att nå 15%-nivån?

Nej. Beräkningen sker per referens, inte baserat på orderns totalsumma. Tio enheter av samma modell når 15%; tio olika modeller stannar kvar på sina respektive nivåer. Om du har en blandad skrivarflotta, koncentrera inköpen till dina mest använda referenser och beställ resten efter behov.

Kombineras mängdrabatten med andra erbjudanden?

Den appliceras automatiskt i varukorgen på kvalificerade referenser. Multipack och paketlösningar är undantagna eftersom de redan har ett paketpris. Om du ser ett belopp som inte stämmer, skriv till oss innan du betalar så kontrollerar vi det.

Hur lång tid tar en distributörsgodkännande?

Vi granskar profilen och hör av oss inom 24-48 arbetstimmar. Det är en kommersiell granskning, inte en automatisk process: vi vill veta ditt område och vilken typ av kund du säljer till, just för att vi inte ska överlappa dig med en annan distributör.

Säljer ni även originalpatroner?

Nej. Vi arbetar uteslutande med kompatibla förbrukningsvaror. Om du behöver original för en specifik kund, köp det från tillverkarens auktoriserade distributör: i grossistledet för originalprodukter är risken för förfalskningar verklig och inte värd att spara några euro på.

Sources

• Direktiv (EU) 2019/771 om försäljning av varor (tvåårig EU-minmigaranti): EUR-Lex
• Villkor för distributörsprogrammet: Bli distributör
• Returpolicy: 30 dagar

Skrivet från Los Barrios, Cádiz (Spanien). CHICTRATEC S.L. (skattenummer B72834534), en del av Grupo Recycop, grundat 1998.