Toner för skolor och utbildningsinstitutioner: hur man planerar förbrukningsmaterialet för hela läsåret

Problemet med en skola är inte priset på tonern

En skola som skriver ut 50 000 sidor om året kan lägga 30 euro eller 999 euro på toner utan att byta leverantör och utan att förhandla om en enda euro. Skillnaden ligger inte i vad som betalas per patron. Den ligger i vilka maskiner som utför arbetet.

Det är det mönster som upprepas i nästan alla skolor: en stor kopiator i expeditionen, två eller tre bordslaserskrivare på rektorsexpeditionen, någon ärvd multifunktionsskrivare i lärarrummet och en hemmaskrivare på varje avdelning som någon tog med hemifrån. Var och en slukar en egen patron, med en egen kapacitet och en sidkostnad som kan skilja 33 gånger mellan den bästa och den sämsta.

Den här guiden handlar om just det: hur man planerar en skolas förbrukning för hela läsåret, vad som ska köpas i september och varför en konsolidering av skrivarparken ger sex gånger högre avkastning än någon rabatt som helst. Om det är inköpsvillkor vid volymköp eller återförsäljarregistrering du är ute efter tar vi hand om det separat i köpa toner i grossistledet.

Att konsolidera skrivarparken ger sex gånger högre avkastning än rabatten

Utslaget på 50 000 sidor om året sparar man 969 euro på att flytta volymen till de effektiva maskinerna. Den bästa mängdrabatten på de ineffektiva maskinerna sparar 150 euro. De båda sakerna adderas, men ordningen spelar roll: först bestäms var utskrifterna ska ske, sedan förhandlas priset.

Raden längst ner är ingen exotisk produkt. Det är en kopieringstoner på 25 000 sidor för 14,99 €, av den typ som redan sitter i den stora maskin som de flesta skolor har i expeditionen. Problemet är inte att den inte finns. Det är att volymen inte går den vägen.

På en skola är det inte beslutet om vem du köper tonern av som är kostsamt. Det är vilken skrivare varje lärare sätter på.

Den praktiska konsekvensen är obekväm men mycket lönsam: hemskrivarna utspridda över avdelningarna är den dyraste posten i utskriftsbudgeten, även om varje enskild kassett verkar billig. En kassett på 1 000 sidor för 20 € verkar inte vara mycket på en faktura. Multiplicerat med den faktiska volymen under ett läsår är den det.

Vad du ska köpa i september och vad du ska lämna till januari

Inköpet i september ska täcka fram till jul med marginal, inte hela läsåret. Att köpa för ett helår på en gång binder upp budget och riskerar att referenser till maskiner som ska utgå blir gamla. Att köpa månad för månad betalar akutsedelns pris och hamnar utanför rabattstegen.

Den rimliga balansen på en skola är att köpa per kvartal, med en reservenhet för varje kritisk referens.

En notering om trumenheterna, vilket är den förbrukningsvara som oftast glöms bort vid planeringen på en skola. En trumenhet ger i genomsnitt cirka 15 500 sidor, vilket innebär att den klarar lite drygt fem tonerkassetter innan det är dags att byta den. Om du köper toner i september men aldrig trumenheter, dyker problemet upp mitt i läsåret i form av ränder och fläckar som ingen kan förklara.

Kvantitetsintervallen tillämpade på en skolbeställning

Mängdrabatten tillämpas endast i varukorgen, per produktlinje, från och med den andra enheten. Det behövs ingen offert, inget kundkonto och inget telefonsamtal. För en skola som handlar per termin är det nästan automatiskt att nå upp till det höga intervallet.

Två detaljer som kan vara bra att känna till innan beställningen läggs. Rabatten räknar enheter per produktlinje, inte per varukorgens totala summa: tio enheter av samma referens hamnar i intervallet 15 procent, medan tio olika referenser med en enhet vardera inte gör det. Dessutom är paket undantagna, eftersom de redan har rabatten inbakad i priset.

Om frakt: på det spanska fastlandet är den kostnadsfri vid köp från 49 euro, en summa som en skolas kvartalsbeställning enkelt överskrider. Under det beloppet från 4,57 euro.

Akademier och mindre skolor: det vanligaste scenariot

På en akademi ser mönstret annorlunda ut än på en skola: färre maskiner, högre volym per maskin och mycket återkommande material. Stödmaterial, repetitionsförprov, kompendium per elev. Det är intensiv svartvit utskrift på få referenser, vilket är precis det scenario där kostnaden per sida är avgörande.

Med den profilen är rekommendationen direkt: en enda monolaserskrivare med högkapacitetstoner och all volym genom den. Med en toner på 3 000 sidor för 12,98 euro kostar det cirka 43 euro i toner att skriva ut 10 000 sidor undervisningsmaterial under ett läsår, plus avskrivning på trumman.

Om ni dessutom funderar på vilken maskin ni ska köpa finns jämförelsen mellan laser, bläck och tank i vilken skrivare du bör köpa för studierna, och den gäller i lika hög grad för ett mindre klassrum.

Det klassiska misstaget på skolor och akademier är det motsatta: två eller tre billiga bläckstråleskrivare utspridda i klassrummen eftersom maskinen kostade 60 euro. Med patroner på 550 sidor drar samma 10 000 sidor iväg över 40 euro enbart i bläck per år, och tvingar er att ständigt byta patroner mitt i en lektion.

Vem som betalar: skolan, föräldraföreningen eller familjerna

När utskriftskostnaden delas mellan skolan och föräldraföreningen är det sällan budgeten som brister, utan snarare att ingen har koll på kostnaden per sida. Utan den siffran förvandlas varje diskussion om vem som betalar vad till en debatt om tyckande.

Siffran är enkel att få fram och avslutar diskussionen: priset på patronen dividerat med dess angivna kapacitet, multiplicerat med terminens sidor. Med den kan man fördela kostnaden efter faktisk användning i stället för uppskattningar, och med hjälp av data kan man avgöra om det lönar sig att skolan skriver ut ett visst material eller om det skickas digitalt.

På många skolor leder den beräkningen till slutsatsen att förbrukningsmaterialet är en mindre utgift jämfört med papper och personalens tid. Även det är ett användbart svar: det innebär att hanteringen bör inriktas på att minska antalet utskrivna sidor och samla skrivarna, inte på att jaga en patron som är en euro billigare.