Cómo escanear documentos con la impresora paso a paso

Coloca el documento siguiendo las marcas del escáner, selecciona el equipo en una aplicación compatible, elige el formato y la carpeta de destino y pulsa Escanear. Revisa el archivo antes de retirar el original.

Escanear convierte un papel en un archivo digital: un PDF para archivar un contrato, una imagen de una factura, una copia de un DNI. Si tu impresora es multifunción (tiene tapa de escáner o un alimentador de documentos arriba), ya tienes todo lo necesario. Vamos con cada vía, sin rodeos.

Puntos clave

• Cualquier impresora multifunción (imprime + escanea) sirve; una impresora "solo imprime" no puede escanear.
• Para texto cotidiano, 300 DPI puede ser un punto de partida. Revisa la legibilidad, el OCR y el tamaño del archivo; los requisitos de archivo, las fotos y las ampliaciones pueden exigir otros ajustes. No existe una resolución que garantice cualquier resultado.
• Usa PDF para documentos y JPG solo para fotos: el PDF admite varias páginas y texto buscable con OCR.
• PDF, OCR, varias páginas y envío directo a correo, carpeta o USB dependen del equipo, la aplicación y su configuración; tener pantalla no garantiza estas funciones.
• Escanear no gasta tinta ni tóner. Solo el papel impreso consume consumible.

Escanear es capturar una imagen de un papel con el sensor óptico del escáner y guardarla como archivo (PDF o imagen). No imprime nada, no gasta consumible: solo lee.

¿Qué necesito antes de empezar a escanear?

• Confirma que tu impresora es multifunción (imprime y escanea). Si solo imprime, no podrá escanear, por mucho que instales apps.
• Sigue las marcas del cristal y del alimentador: la orientación del papel varía.
• Para escanear al ordenador o al móvil, ambos deben estar en la misma red Wi-Fi que la impresora (o conectados por cable USB). Si no sabes si está en red, mira nuestra guía de cómo conectar la impresora al Wi-Fi.

El ADF (alimentador automático de documentos) es la bandeja superior donde apilas varias hojas para que la impresora las escanee una tras otra sin que tengas que ir cambiándolas a mano.

¿Cómo escaneo desde el ordenador (Windows y Mac)?

Usa una aplicación de escaneo compatible con tu modelo y la conexión que indique su manual. Selecciona el escáner, coloca el documento y guarda el resultado. Para digitalizar con la cámara del móvil no necesitas una impresora.

En Windows

1. Abre Escáner de Windows; si no está instalado, descárgalo desde Microsoft Store.
2. Selecciona el escáner y el origen: cristal o alimentador. En Tipo de archivo, elige JPEG, PNG, TIFF o mapa de bits.
3. Ajusta las opciones disponibles y pulsa Escanear.
4. Busca el archivo en la carpeta elegida en Mostrar más → Guardar archivo en. Por defecto, se guarda en Imágenes/Documentos digitalizados (Pictures/Scans).

¿Necesitas un PDF? Escáner de Windows guarda imágenes, no PDF. Usa una aplicación de escaneo del fabricante compatible con tu modelo que permita guardar como PDF y añadir páginas. En Mac, abre el escáner desde Impresoras y escáneres, elige PDF y activa Combinar en un solo documento si aparece. Las opciones dependen del escáner y de la aplicación. Microsoft Support · Apple Support.

En Mac

1. Abre Ajustes del Sistema → Impresoras y escáneres y selecciona tu impresora.
2. Pulsa Escáner → Abrir escáner.
3. Elige destino, formato y resolución, y pulsa Escanear.

La app del fabricante también escanea desde el ordenador y suele dar más opciones, como el reconocimiento de texto (OCR). Si un día el equipo imprime bien pero no escanea, no es raro: son dos rutas distintas, y a veces falla solo el escaneo aunque la impresión vaya fina (mira la impresora no imprime aunque tiene tinta si además tienes líos con la impresión).

¿Cómo escaneo desde el móvil?

• Usa una aplicación de escaneo compatible con tu modelo y la conexión que indique su manual. Selecciona el escáner, coloca el documento y guarda el resultado. Para digitalizar con la cámara del móvil no necesitas una impresora.

Más opciones de impresión y escaneo desde el teléfono en nuestra guía de cómo imprimir desde el móvil.

¿Cómo escaneo directamente a correo, carpeta o USB?

Comprueba las funciones del modelo y usa una aplicación de escaneo compatible. Sigue las marcas del cristal y del alimentador: la orientación del papel varía. PDF, OCR, varias páginas y envío directo a correo, carpeta o USB dependen del equipo, la aplicación y su configuración; tener pantalla no garantiza estas funciones.

¿Cómo escaneo varias páginas en un solo PDF?

Si la aplicación admite PDF multipágina, selecciona PDF antes de empezar. Con el cristal, escanea cada hoja y utiliza Añadir página; con un alimentador compatible, carga las hojas según sus marcas. Revisa el orden y guarda el documento completo en un único archivo.

PDF es el formato pensado para documentos: admite varias páginas, mantiene el diseño y permite texto buscable con OCR. JPG (JPEG) es un formato de imagen de una sola página, hecho para fotos; su texto no es seleccionable ni buscable a menos que le apliques OCR aparte.

¿Qué resolución (DPI) debo usar para escanear?

Para texto cotidiano, 300 DPI puede ser un punto de partida. Revisa la legibilidad, el OCR y el tamaño del archivo; los requisitos de archivo, las fotos y las ampliaciones pueden exigir otros ajustes. No existe una resolución que garantice cualquier resultado.

¿Escanear gasta tinta o tóner?

Escanear no consume tinta ni tóner y no necesita papel nuevo. Sí utiliza electricidad y el equipo, por lo que no equivale a un coste total cero. Imprimir una copia del archivo sí consume papel y tinta o tóner.

Antes de comprar, comprueba modelo exacto, referencia, color, rendimiento declarado y precio. Consulta las condiciones de garantía y devolución del producto; no presupongas una certificación ni cobertura de la impresora. Catálogo de tóner y tinta · Condiciones de garantía

Consejos para un buen escaneo

• Limpia el cristal del escáner con un paño suave: el polvo y las huellas salen en la copia. Si ves rayas o manchas repetidas, casi siempre es cristal sucio (distinto de las rayas al imprimir, que tratamos en mi impresora imprime con rayas).
• Cierra bien la tapa para que el documento quede plano y sin sombras.
• Usa PDF para documentos y JPG para fotos.
• Si necesitas buscar o copiar el texto del documento escaneado, activa el OCR (reconocimiento de texto) en la app del fabricante. El PDF es el único de los dos formatos que guarda ese texto buscable (CZUR, 2024).

Preguntas frecuentes

¿Cómo escaneo un documento con la impresora?

Coloca el documento siguiendo las marcas del escáner, selecciona el equipo en una aplicación compatible, elige el formato y la carpeta de destino y pulsa Escanear. Revisa el archivo antes de retirar el original.

¿Cómo escaneo desde el móvil?

Usa una aplicación de escaneo compatible con tu modelo y la conexión que indique su manual. Selecciona el escáner, coloca el documento y guarda el resultado. Para digitalizar con la cámara del móvil no necesitas una impresora.

¿Puedo escanear directamente a mi correo electrónico?

Comprueba las funciones del modelo y usa una aplicación de escaneo compatible. Sigue las marcas del cristal y del alimentador: la orientación del papel varía. PDF, OCR, varias páginas y envío directo a correo, carpeta o USB dependen del equipo, la aplicación y su configuración; tener pantalla no garantiza estas funciones.

¿Qué resolución debo usar para escanear?

Para texto cotidiano, 300 DPI puede ser un punto de partida. Revisa la legibilidad, el OCR y el tamaño del archivo; los requisitos de archivo, las fotos y las ampliaciones pueden exigir otros ajustes. No existe una resolución que garantice cualquier resultado.

¿Escanear gasta tinta o tóner?

Escanear no consume tinta ni tóner y no necesita papel nuevo. Sí utiliza electricidad y el equipo, por lo que no equivale a un coste total cero. Imprimir una copia del archivo sí consume papel y tinta o tóner. catálogo de compatibles de Star Toner

Mi impresora no escanea, ¿qué reviso?

Comprueba que el equipo tiene escáner, que está encendido y que la aplicación lo detecta mediante una conexión compatible. Revisa el mensaje de error y las instrucciones del modelo antes de reinstalar programas.

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Fuentes

• HP Support, How to scan with an HP printer (escanear al equipo, panel, formato PDF/JPG): https://support.hp.com/us-en/document/ish_2275901-2074064-16
• HP Support, Set up Scan to Email (requiere red; USB no admite escanear a correo; EWS): https://support.hp.com/us-en/document/ish_6185297-6063300-16
• Epson, Starting a Scan from a Smart Device (Epson Smart Panel): https://files.support.epson.com/docid/cpd5/cpd59021/source/scanners/source/scanning_software/tasks/starting_scan_smartpanel.html
• Brother, Print or scan using Brother iPrint&Scan for mobile devices: https://support.brother.com/g/b/faqend.aspx?c=us&lang=en&prod=ads2500we_us&faqid=faq00100022_000
• CZUR TECH, Best File Format for Storing Scanned Documents (PDF vs JPG, OCR, archivo): https://shop.czur.com/blogs/blog/which-is-the-best-file-format-for-storing-scanned-documents

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Última actualización: julio 2026. Star Toner, Almacén Central, Calle Océano Atlántico 38, 11379 Los Barrios, Cádiz. CHICTRATEC S.L. (NIF B72834534), parte del Grupo Recycop fundado en 1998.