Cómo escanear documentos con la impresora y enviarlos al móvil o email
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Resumen: Para escanear un documento solo necesitas una impresora multifunción (con escáner). Puedes hacerlo desde el ordenador (con la herramienta de Windows o Mac), desde el móvil (con la app del fabricante o incluso la cámara), y enviarlo directamente a un correo, una carpeta de red o un USB. Esta guía cubre todos los métodos paso a paso, cómo escanear varias páginas a un solo PDF y qué resolución elegir.
Escanear convierte un papel en un archivo digital: un PDF para archivar un contrato, una imagen de una factura, una copia de un DNI. Si tu impresora es multifunción —tiene tapa de escáner o un alimentador de documentos arriba—, ya tienes todo lo necesario. Veamos cada vía.
Antes de empezar
- Confirma que tu impresora es multifunción (imprime y escanea). Si solo imprime, no podrá escanear.
- Coloca el documento boca abajo sobre el cristal, alineado con la esquina marcada; o boca arriba en el alimentador automático (ADF) si vas a escanear varias hojas.
- Para escanear al ordenador o al móvil, ambos deben estar en la misma red que la impresora (o conectados por cable USB).
Escanear desde el ordenador
En Windows
- Abre la aplicación Escáner de Windows (gratuita en Microsoft Store) o Fax y Escáner de Windows, ya incluido.
- Selecciona tu impresora, el tipo de origen (cristal o alimentador), el color y el formato de archivo (PDF o JPG).
- Pulsa Vista previa para ajustar el encuadre y luego Escanear.
- El archivo se guarda en la carpeta Documentos digitalizados o en la que elijas.
En Mac
- Abre Ajustes del Sistema → Impresoras y escáneres y selecciona tu impresora.
- Pulsa Escáner → Abrir escáner.
- Elige destino, formato y resolución, y pulsa Escanear.
La app del fabricante (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon IJ Scan Utility, Brother iPrint&Scan) también escanea desde el ordenador y suele dar más opciones, como el reconocimiento de texto (OCR).
Escanear desde el móvil
Dos formas, según la calidad que necesites:
- Con la app del fabricante. HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT o Brother iPrint&Scan incluyen función de escaneo: colocas el documento en la impresora, pulsas Escanear en la app y el archivo llega al móvil. Es la mejor calidad.
- Con la cámara del móvil. Para una copia rápida sin usar la impresora: la app Archivos del iPhone y Google Drive en Android escanean con la cámara, recortan y enderezan el documento y lo guardan como PDF. Práctico, aunque con menos calidad que el escáner.
Más opciones de impresión y escaneo desde el teléfono en nuestra guía cómo imprimir desde el móvil.
Escanear directamente a correo, carpeta o USB
Las impresoras multifunción con pantalla permiten escanear sin ordenador, eligiendo el destino en el propio panel:
| Destino | Cómo funciona |
|---|---|
| Escanear a correo | La impresora envía el documento como adjunto a la dirección que indiques. Requiere configurar el correo una vez en los ajustes de la impresora. |
| Escanear a carpeta de red | Guarda el archivo en una carpeta compartida del ordenador o del servidor. Ideal en oficinas. |
| Escanear a USB | Conectas un pendrive en el puerto frontal de la impresora y el documento se guarda directamente en él. La opción más simple y sin configuración. |
Escanear varias páginas a un solo PDF
Para un documento de varias hojas en un único archivo:
- Con alimentador automático (ADF): coloca todas las hojas en la bandeja superior, elige formato PDF y la impresora las une solas.
- Con el cristal: en la app o la herramienta de escaneo, elige el formato PDF y la opción "añadir página" o "escaneo múltiple": escaneas hoja a hoja y al final se guardan todas en el mismo PDF.
Para un documento de texto que solo vas a archivar o enviar, 200-300 DPI es suficiente y genera archivos ligeros. Para una foto o un documento que vas a ampliar, sube a 600 DPI. Más allá de 600 DPI rara vez se nota la mejora y el archivo se vuelve enorme.
Consejos para un buen escaneo
- Limpia el cristal del escáner con un paño suave: el polvo y las huellas salen en la copia.
- Cierra bien la tapa para que el documento quede plano y sin sombras.
- Usa PDF para documentos y JPG para fotos.
- Si necesitas buscar o copiar el texto del documento escaneado, activa el OCR (reconocimiento de texto) en la app del fabricante.
Escanear es gratis y no gasta consumible, pero imprimir sí: cuando toque reponer tinta o tóner, en el catálogo de Star Toner tienes compatibles certificados con 3 años de garantía legal.
Preguntas frecuentes
¿Cómo escaneo un documento con la impresora?
Coloca el documento boca abajo sobre el cristal del escáner. Desde el ordenador, usa la app Escáner de Windows o, en Mac, Impresoras y escáneres → Escáner → Abrir escáner. Elige formato (PDF o JPG) y pulsa Escanear. También puedes escanear desde la app del fabricante en el móvil o directamente desde el panel de la impresora.
¿Cómo escaneo desde el móvil?
Con la app del fabricante (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT, Brother iPrint&Scan): colocas el documento en la impresora y pulsas Escanear en la app. Para una copia rápida sin impresora, la app Archivos del iPhone y Google Drive en Android escanean con la cámara del móvil y guardan un PDF.
¿Cómo escaneo varias páginas en un solo PDF?
Si la impresora tiene alimentador automático (ADF), coloca todas las hojas en la bandeja superior y elige formato PDF: se unen solas. Con el cristal, elige PDF y la opción de escaneo múltiple o "añadir página" en la app, escanea hoja a hoja y al final se guardan en un único archivo.
¿Puedo escanear directamente a mi correo electrónico?
Sí, si tu impresora multifunción tiene pantalla y función "Escanear a correo". Hay que configurar una vez los datos de correo en los ajustes de la impresora; después, eliges el destino en el panel y el documento se envía como adjunto sin usar el ordenador.
¿Qué resolución debo usar para escanear?
Para documentos de texto, 200-300 DPI es suficiente y genera archivos ligeros. Para fotos o documentos que vayas a ampliar, usa 600 DPI. Por encima de 600 DPI apenas se nota mejora y el archivo se vuelve muy pesado.
¿Escanear gasta tinta o tóner?
No. Escanear solo usa la lámpara y el sensor del escáner: no consume tinta ni tóner ni papel. El consumible solo se gasta al imprimir.
Mi impresora no escanea, ¿qué reviso?
Comprueba que es una impresora multifunción (no todas escanean), que el ordenador o el móvil están en la misma red que la impresora, y que el controlador o la app del fabricante están instalados. Reinicia la impresora y, si usas cable, prueba otro puerto USB.
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