Toner im Großhandel kaufen: Leitfaden für Unternehmen und Händler

Fast jeder Ratgeber zum Großhandelseinkauf ist geschrieben, um Ihnen ein «Großhandelskonto» zu verkaufen, das Sie vermutlich gar nicht brauchen. Bevor Sie irgendein Formular ausfüllen, lohnt es sich, zwei Situationen zu trennen, die ständig verwechselt werden: viel einkaufen, um selbst zu verbrauchen, und viel einkaufen, um weiterzuverkaufen. Das sind unterschiedliche Geschäfte mit unterschiedlichen Preisen, Margen und Formalitäten.

Wenn Sie ein Büro mit sechs Druckern führen, sind Sie kein Händler: Sie sind ein Kunde mit Volumen. Ein Großhandelskonto zu beantragen ist meist ein langer Umweg zum selben Preis.

Das Wichtigste
- Eigenverbrauch: kein Großhandelskonto nötig. Der Mengenrabatt greift automatisch ab 2 Einheiten derselben Artikelnummer.
- Wiederverkauf: hier lohnt sich das Händlerkonto, mit Großhandelspreisen und Gebietsschutz.
- Der Rabatt wird pro Artikelnummer berechnet, nicht pro Bestellwert: bündeln Sie Einheiten desselben Modells.
- Der Meldebestand ist wichtiger als der Stückpreis. Billig kaufen und dann stillstehen wird teuer.
- Verlangen Sie immer eine Rechnung mit Firmierung, keinen Markenbeleg.

Brauchen Sie wirklich ein Großhandelskonto?

Es hängt an einer einzigen Frage: Wird der Toner, den Sie kaufen, in Ihrem Unternehmen verbraucht, oder verlässt er das Haus wieder – an Dritte fakturiert?

Wenn Sie ihn selbst verbrauchen – Büros, Kanzleien, Steuerberatungen, Praxen, Bildungseinrichtungen, Behörden – sind Sie kein Wiederverkäufer und müssen sich nirgends registrieren. Sie brauchen Mengenpreise und dürfen nicht leerlaufen. Das lösen Sie, indem Sie normal bestellen und den Mengenrabatt seine Arbeit machen lassen.

Wenn Sie ihn weiterverkaufen – IT-Dienstleister, Managed Print Services, Bürobedarf, Bürowartung – ändert sich das Modell. Sie brauchen Marge auf den UVP, Gebietsschutz und einen Lieferanten, der Ihnen nicht bei Ihren eigenen Kunden Konkurrenz macht. Das ist eine Handelsvereinbarung, kein Warenkorb.

Mengeneinkauf für den Eigenbedarf: die tatsächlichen Stufen

In unserem Katalog ist der Mengenrabatt automatisch und gilt pro Artikelnummer. Es gibt keinen Code einzugeben und kein Konto zu beantragen: der Preis sinkt einfach im Warenkorb.

• 2 Einheiten derselben Artikelnummer — 3 %
• 3 bis 4 Einheiten — 5 %
• 5 bis 9 Einheiten — 8 %
• 10 oder mehr — 15 %

Zwei ehrliche Einschränkungen. Erstens: die Berechnung erfolgt pro Bestellposition. Zehn Kartuschen desselben Modells erreichen 15 %; zehn Kartuschen von zehn verschiedenen Modellen nicht. Wenn Sie einen gemischten Gerätepark betreuen, bündeln Sie nach Artikelnummer und bestellen Sie mehr Einheiten von weniger Modellen. Zweitens: Sets und Bundles sind ausgenommen, weil dort bereits ein Paketpreis gilt.

Für einen mittelgroßen Gerätepark reicht das in der Regel. Ein Büro, das pro Quartal zehn Toner verbraucht und sie auf einmal bestellt, zahlt praktisch Großhandelspreise, ohne irgendetwas beantragt zu haben.

Das Händlerprogramm: wann es sich lohnt

Ein Händlerkonto ergibt Sinn, wenn Sie weiterverkaufen. Unsere veröffentlichten Konditionen sind Margen von 40-60 % auf den UVP, Gebietsexklusivität, ein fester Ansprechpartner im Vertrieb und keine Mindestbestellmenge für aktive Konten. Die Anmeldung erfolgt per E-Mail mit den Firmendaten und dem Vertriebsgebiet, wir antworten innerhalb von 24-48 Werkstunden. Die vollständigen Konditionen finden Sie unter Händler werden.

Was Sie vor einer Unterschrift bei jedem Lieferanten fragen sollten, uns eingeschlossen:

• Wer stellt die Rechnung aus? Dahinter muss eine Gesellschaft mit Steuernummer stehen, nicht bloß eine Marke. Im jeweiligen Handelsregister überprüfbar.
• Woher kommt die Ware? Ein Lieferant, der Ihnen nicht sagen kann, wo das Verkaufte gefertigt wird, ist ein weiterer Zwischenhändler.
• Was passiert mit den Retouren Ihrer Kunden? Wenn Sie gegenüber dem Endkunden geradestehen, müssen Sie wissen, in welcher Frist Ihr Lieferant Ihnen Ersatz liefert.
• Steht der Gebietsschutz schriftlich fest? Exklusivität, die nicht im Vertrag steht, existiert nicht.
• Wie lange dauert die Lieferung tatsächlich in Ihr Land? Nicht der Versandzeitpunkt im Lager, sondern die Zeit bis zu Ihrer Tür.

Der teuerste Fehler: den Meldebestand nicht berechnen

Fast alle optimieren den Stückpreis und niemand rechnet aus, wann nachbestellt werden muss. Es ist genau andersherum: ein Büro, das stillsteht, weil der Toner alle ist, kostet deutlich mehr als die 15 %, die Sie gespart haben.

Sicherheitsbestand = Monatsverbrauch ÷ 30 × Lieferzeit in Tagen × 1,5

Bei einem Verbrauch von 10 Tonern im Monat und 48 Stunden Lieferzeit ergibt das rund 2 Einheiten Puffer. Runden Sie auf: 3. Wenn Sie unter 3 fallen, bestellen Sie. Nicht erst bei null.

Die Variable, bei der sich die meisten verschätzen, ist die Lieferzeit. Nehmen Sie nicht die Angabe auf der Website des Lieferanten, sondern die Zeit, die es wirklich bis in Ihr Land dauert. Unsere Sendungen verlassen das Lager in Los Barrios (Cádiz, Spanien), und Bestellungen vor 12:00 Uhr gehen am selben Tag raus – die Laufzeit bis zu Ihrer Adresse hängt jedoch vom Zielland ab. Fragen Sie nach und setzen Sie diese Zahl in die Formel ein.

Toner richtig lagern

Tonerpulver reagiert empfindlich auf Feuchtigkeit und Temperatur. Eine sechs Monate falsch gelagerte Kartusche kann Probleme machen, die wie ein Fabrikationsfehler aussehen, ohne einer zu sein – und diese Diskussion mit dem Lieferanten gewinnt niemand. Vier Regeln:

• Liegend und in der Originalverpackung. Die Verpackung schützt die Bildtrommel vor Licht; stehend verdichtet sich das Pulver auf einer Seite.
• Zwischen 15 und 25 °C, relative Luftfeuchte 40-60 %. Zu trocken erzeugt statische Aufladung und Schlieren; zu feucht verklumpt das Pulver.
• Nicht neben ein Fenster oder auf eine Heizung. Temperaturzyklen sind das Schlimmste für das Harz.
• FIFO: zuerst das, was zuerst kam. Das verhindert nicht nur Überlagerung, sondern auch, dass Sie ältere Chip-Versionen gegenüber Firmware-Updates anhäufen.

Richtig gelagert hält eine Kartusche problemlos ein paar Jahre. Genau das macht den Mengeneinkauf überhaupt sinnvoll: könnten Sie nicht lagern, wäre der Rabatt wertlos.

Rechnung, Umsatzsteuer und Gewährleistung beim Firmeneinkauf

Die Rechnung. Sie muss Firmierung, Steuernummer und Umsatzsteuerausweis enthalten, damit Sie die Vorsteuer ziehen können. Bei uns stellt CHICTRATEC S.L. die Rechnung aus (Steuernummer B72834534, USt-IdNr. ESB72834534), mit Sitz in Los Barrios, Cádiz (Spanien). Wenn ein Lieferant Ihnen nur einen Beleg mit Markennamen gibt, haben Sie ein buchhalterisches Problem, keine Geschmacksfrage.

Die Umsatzsteuer. Die Shop-Preise werden inklusive Umsatzsteuer angezeigt. Für ein Unternehmen sind die tatsächlichen Kosten der Nettobetrag – wenn Sie also mit einem Großhändler vergleichen, der Nettopreise ausweist, vergleichen Sie unterschiedliche Zahlen. Vergleichen Sie immer netto mit netto. Beim Einkauf aus einem anderen EU-Land mit gültiger USt-IdNr. prüfen Sie die für Ihren Vorgang geltende Behandlung.

Die Gewährleistung. Hier lohnt eine Klarstellung. Die Richtlinie (EU) 2019/771 garantiert unionsweit mindestens zwei Jahre Gewährleistung, und mehrere Mitgliedstaaten gehen darüber hinaus – Spanien etwa auf drei Jahre. Diese Regelung schützt jedoch den Verbraucher. Bei einem Geschäft zwischen Unternehmen gelten Handelsrecht und das, was Sie vereinbart haben, nicht das Verbraucherrecht. Jeder Lieferant, der Ihnen «gesetzliche Gewährleistung» als B2B-Argument verkauft, wendet eine Verbrauchernorm auf ein Handelsgeschäft an. Fragen Sie, welche konkrete Ersatzzusage er vertraglich übernimmt, und lassen Sie es sich schriftlich geben. Wir gewähren zusätzlich 30 Tage Rückgaberecht auf unbenutzte Ware in Originalverpackung.

Häufige Fragen

Gibt es eine Mindestbestellmenge im Großhandel?

Für den Eigenbedarf gibt es keine: der Mengenrabatt greift ab der zweiten Einheit einer Artikelnummer. Auch für aktive Händlerkonten verlangen wir keine Mindestbestellmenge. Beachten Sie davon getrennt den allgemeinen Mindestbestellwert des Shops und die Schwellen für versandkostenfreie Lieferung – das ist etwas anderes und variiert je nach Zielland.

Kann ich verschiedene Modelle mischen, um die 15-%-Stufe zu erreichen?

Nein. Die Berechnung erfolgt pro Artikelnummer, nicht pro Bestellwert. Zehn Einheiten desselben Modells erreichen 15 %; zehn verschiedene Modelle bleiben jeweils in ihrer eigenen Stufe. Bei gemischtem Gerätepark konzentrieren Sie die Einkäufe auf die umsatzstärksten Artikelnummern und bestellen den Rest nach Bedarf.

Lässt sich der Mengenrabatt mit anderen Aktionen kombinieren?

Er wird automatisch im Warenkorb auf berechtigte Artikelnummern angewendet. Sets und Bundles sind ausgenommen, weil dort bereits ein Paketpreis gilt. Wenn ein Betrag nicht stimmig aussieht, schreiben Sie uns vor der Zahlung, wir prüfen das.

Wie lange dauert die Freischaltung als Händler?

Wir prüfen das Profil und melden uns innerhalb von 24-48 Werkstunden. Das ist eine kaufmännische Prüfung, kein automatischer Vorgang: wir wollen Ihr Gebiet und Ihre Kundenstruktur kennen, gerade um Sie nicht mit einem anderen Händler zu überschneiden.

Verkaufen Sie auch Originalkartuschen?

Nein. Wir arbeiten ausschließlich mit kompatiblen Verbrauchsmaterialien. Wenn Sie für einen bestimmten Kunden OEM benötigen, kaufen Sie beim autorisierten Distributor des Herstellers: im Großhandelskanal für Originale ist das Fälschungsrisiko real und ein paar eingesparte Euro nicht wert.

Quellen

• Richtlinie (EU) 2019/771 über den Warenkauf (EU-Mindestgewährleistung von zwei Jahren) — EUR-Lex
• Konditionen des Händlerprogramms — Händler werden
• Rückgaberichtlinie — 30 Tage

Geschrieben in Los Barrios, Cádiz (Spanien). CHICTRATEC S.L. (Steuernummer B72834534), Teil der 1998 gegründeten Grupo Recycop.