Zakup tonerów hurtowo: poradnik dla firm i odsprzedawców

Prawie każdy poradnik dotyczący zakupów hurtowych jest napisany po to, aby sprzedać Ci „konto hurtowe”, którego prawdopodobnie nie potrzebujesz. Zanim wypełnisz jakikolwiek formularz, warto odróżnić dwie sytuacje, które są nieustannie mylone: zakup hurtowy na własny użytek oraz zakup hurtowy w celu odsprzedaży. Są to różne operacje, o różnych cenach, różnych marżach i różnej dokumentacji.

Jeśli prowadzisz biuro z sześcioma drukarkami, nie jesteś dystrybutorem: jesteś klientem zamawiającym większe ilości. Ubieganie się o konto hurtowe to zazwyczaj długa droga do uzyskania tej samej ceny.

Najważniejsze punkty
- Własne zużycie: konto hurtowe nie jest potrzebne. Rabat ilościowy nalicza się samoczynnie, od 2 sztuk tego samego modelu.
- Odsprzedaż: w tym przypadku konto dystrybutora ma sens, oferując ceny hurtowe i ochronę terytorialną.
- Rabat jest wyliczany dla każdego modelu osobno, a nie od sumy całego zamówienia: koncentruj sztuki tego samego modelu.
- Punkt ponownego zamówienia liczy się bardziej niż cena jednostkowa. Kupowanie tanio i jednoczesne pozostanie bez towaru jest kosztowne.
- Zawsze proś o poprawną fakturę z zarejestrowaną nazwą firmy, a nie o paragon z logo marki.

Czy naprawdę potrzebujesz konta hurtowego?

Wszystko sprowadza się do jednego pytania: czy kupowany toner jest zużywany wewnątrz Twojej firmy, czy opuszcza ją przez drzwi, zafakturizowany na podmiot trzeci?

Jeśli go zużywasz (biura, kancelarie, biura rachunkowe, kliniki, ośrodki szkoleniowe, instytucje publiczne), nie jesteś odsprzedawcą i nie musisz niczego rejestrować. Potrzebujesz cen uwzględniających wolumen oraz tego, aby towar się nie kończył. Rozwiązuje to zwykły zakup i pozwolenie, aby rabat ilościowy wykonał swoje zadanie.

Jeśli go odsprzedajesz (usługi IT, managed print, sklepy papiernicze, utrzymanie biur), model ulega zmianie. Potrzebujesz marży ponad SRP, ochrony terytorialnej oraz dostawcy, który nie konkuruje z Tobą na Twoich własnych kontach. To umowa handlowa, a nie koszyk zakupowy.

Zakup ilościowy na własny użytek: rzeczywiste progi

W naszym katalogu rabat ilościowy jest automatyczny i dotyczy każdego modelu. Nie ma kodu do wpisania ani konta do zażądania: cena po prostu spada w koszyku.

• 2 sztuki tego samego modelu, 3%
• 3 do 4 sztuk: 5%
• 5 do 9 sztuk: 8%
• 10 lub więcej: 15%

Dwa uczciwe zastrzeżenia. Po pierwsze: rabat jest naliczany dla każdej pozycji w zamówieniu osobno. Dziesięć kaset tego samego modelu daje 15%; dziesięć kaset dziesięciu różnych modeli już nie. Jeśli zarządzasz mieszaną flotą, grupuj według modelu i zamawiaj więcej sztuk mniejszej liczby modeli. Po drugie: wielopaki i zestawy są wyłączone, ponieważ mają już zastosowane ceny pakietowe.

Dla średniej wielkości floty to zazwyczaj wystarcza. Biuro, które zużywa dziesięć tonerów na kwartał i kupuje je za jednym razem, płaci w zasadzie ceny hurtowe, o nic się nie ubiegając.

Program dla odsprzedawców: kiedy się opłaca

Konto dystrybutora ma sens, gdy prowadzisz odsprzedaż. Nasze opublikowane warunki to marże rzędu 40-60% ponad SRP, wyłączność terytorialna, przydzielony opiekun handlowy oraz brak minimalnego zamówienia dla aktywnych kont. Zgłaszasz się przez e-mail, podając dane swojej firmy oraz terytorium, a my odpowiadamy w ciągu 24-48 godzin roboczych. Pełne warunki znajdują się na stronie Zostań dystrybutorem.

O co warto zapytać przed podpisaniem umowy z jakimkolwiek dostawcą, również z nami:

• Kto wystawia fakturę? Za marką powinna stać zarejestrowana firma z numerem NIP, a nie tylko logo. Możliwość weryfikacji w odpowiednim rejestrze przedsiębiorców.
• Skąd pochodzi produkt? Dostawca, który nie potrafi powiedzieć, gdzie wyprodukowano to, co sprzedaje, to kolejny pośrednik.
• Co dzieje się ze zwrotami Twoich klientów? Jeśli masz do czynienia z klientem końcowym, musisz wiedzieć, jak szybko Twój dostawca wymienia dla Ciebie towar.
• Czy wyłączność jest na piśmie? Ochrona terytorialna, której nie ma w umowie, po prostu nie istnieje.
• Jaki jest realny czas dostawy do Twojego kraju? Nie czas wysyłki z ich magazynu: czas, jaki upływa do momentu, gdy paczka dotrze pod Twoje drzwi.

Błąd, który kosztuje najwięcej: brak obliczenia punktu ponownego zamówienia

Prawie każdy optymalizuje cenę jednostkową i nikt nie oblicza, kiedy zamówić ponownie.

Zapas bezpieczeństwa = miesięczne zużycie ÷ 30 × dni dostawy × 1,5

Przy zużyciu 10 tonerów miesięcznie i 48-godzinnej dostawie daje to około 2 sztuki zapasu. Zaokrąglij w górę: 3. Kiedy spadasz poniżej 3, składasz zamówienie. Nie wtedy, gdy stan osiąga zero.

Zmienna, którą większość ludzi błędnie określa, to czas dostawy. Nie używaj tego z strony internetowej dostawcy: weź pod uwagę czas, jaki realnie potrzebuje przesyłka, aby dotrzeć do Twojego kraju. Nasze przesyłki opuszczają magazyn w Los Barrios (Kadyks, Hiszpania), a zamówienia złożone przed godziną 12:00 wychodzą tego samego dnia, jednak transport pod Twój adres zależy od miejsca przeznaczenia. Zapytaj i wpisz tę liczbę do wzoru.

Jak magazynować toner, aby go nie zepsuć

Proszek tonerowy jest wrażliwy na wilgoć i temperaturę. Kaseta przechowywana w złych warunkach przez sześć miesięcy może generować problemy, które wyglądają jak wady fabryczne, choć nimi nie są, a nikt nie wygrywa takiego sporu z dostawcą. Cztery zasady:

• Na płasko i w oryginalnym pudełku. Opakowanie chroni bęben przed światłem; przechowywany pionowo proszek zbryla się z jednej strony.
• Od 15 do 25 °C, wilgotność względna 40-60%. Zbyt suche powietrze generuje statykę i powoduje rozmazywanie; zbyt wilgotne powoduje zbrylanie.
• Nie obok okna ani na kaloryferze. Cykle grzewcze to najgorsza rzecz dla żywicy.
• FIFO: najstarszy zapas jako pierwszy. Oprócz zapobiegania przeterminowaniu, zapobiega to gromadzeniu starszych wersji chipów w obliczu aktualizacji oprogramowania układowego.

Przechowywana prawidłowo kaseta zachowuje swoje właściwości przez kilka lat. To właśnie sprawia, że zakup w większych ilościach ma sens: gdyby nie można było jej magazynować, rabat byłby bezwartościowy.

Fakturowanie, VAT i gwarancja przy zakupach firmowych

Faktura. Musi zawierać zarejestrowaną nazwę firmy, numer identyfikacji podatkowej oraz rozbicie podatku VAT, aby umożliwić jego odliczenie. W naszym przypadku fakturę wystawia spółka CHICTRATEC S.L. (NIP B72834534, unijny VAT ESB72834534), zarejestrowana w Los Barrios, Kadyks (Hiszpania). Jeśli dostawca daje Ci jedynie paragon z nazwą handlową, masz problem księgowy, a nie estetyczny.

VAT. Ceny w sklepie są pokazane jako kwoty zawierające podatek VAT. Dla firmy rzeczywistym kosztem jest kwota netto, więc jeśli porównujesz się z hurtownią publikującą ceny netto, porównujesz różne wartości. Zawsze porównuj netto z netto. Jeśli kupujesz z innego kraju UE z ważnym unijnym numerem NIP (VAT-UE), sprawdź procedurę mającą zastosowanie do Twojej transakcji.

Gwarancja. Oto różnica, o której warto głośno powiedzieć. Dyrektywa (UE) 2019/771 gwarantuje co najmniej dwa lata zgodności towaru z umową w calej Unii Europejskiej, a niektóre państwa członkowskie ten okres wydłużają, na przykład Hiszpania do trzech lat. Jednak te przepisy chronią konsumenta. W transakcjach między przedsiębiorstwami obowiązuje prawo handlowe oraz to, co ustalicie w umowie, a nie prawo konsumenckie. Każdy dostawca, który powołuje się na ustawową gwarancję jako na argument w sprzedaży B2B, stosuje zasady konsumenckie do transakcji handlowej. Zapytaj, jakie konkretne zobowiązanie wymiany przyjmuje na siebie w umowie, i spisz to na piśmie. Oferujemy również 30 dni na zwrot nieużywanego produktu w oryginalnym opakowaniu.

Często zadawane pytania

Czy istnieje minimalna wielkość zamówienia przy zakupie hurtowym?

Na własne potrzeby nie ma minimum, rabat ilościowy uruchamia się od drugiej sztuki danej pozycji. W przypadku aktywnych kont dystrybutorskich również nie wymagamy minimalnego zamówienia. Miej na uwadze ogólną minimalną kwotę zakupów w sklepie oraz progi darmowej dostawy, które są osobną kwestią i różnią się w zależności od kraju docelowego.

Czy mogę mieszać różne modele, aby osiągnąć próg 15%?

Nie. Obliczenia dotyczą każdej pozycji z osobna, a nie sumy całego zamówienia. Dziesięć sztuk tego samego modelu daje 15%, natomiast dziesięć różnych modeli pozostaje w swoich własnych progach. Jeśli masz zróżnicowaną flotę urządzeń, skup zakupy na modelach o największym rotowaniu, a pozostałe zamawiaj w miarę potrzeb.

Czy rabat ilościowy łączy się z innymi ofertami?

Nalicza się automatycznie w koszyku dla kwalifikujących się pozycji. Wielopaki i zestawy są wyłączone, ponieważ mają już uwzględnioną cenę zestawu. Jeśli widzisz kwotę, która się nie zgadza, napisz do nas przed opłaceniem zamówienia, a my to sprawdzimy.

Jak długo trwa zatwierdzenie konta dystrybutora?

Przeglądamy profil i kontaktujemy się w ciągu 24-48 godzin roboczych. To weryfikacja handlowa, a nie proces automatyczny, ponieważ chcemy poznać Twój obszar działania oraz rodzaj klientów, do których sprzedajesz, właśnie po to, aby nie dublować Cię z innym dystrybutorem.

Czy sprzedajecie również oryginalne kasetki?

Nie. Pracujemy wyłącznie z materiałami zamiennymi. Jeśli potrzebujesz oryginałów do konkretnego klienta, kup je u autoryzowanego dystrybutora producenta. W kanale hurtowym produktów oryginalnych ryzyko podróbek jest realne i nie warto oszczędzać na tym kilku euro.

Sources

• Dyrektywa (UE) 2019/771 w sprawie niektórych aspektów umów sprzedaży towarów (dwuletnia minimalna gwarancja w UE): EUR-Lex
• Warunki programu dystrybucyjnego: Zostań dystrybutorem
• Zasady zwrotów: 30 dni

Napisano w Los Barrios, Kadyks (Hiszpania). CHICTRATEC S.L. (NIP B72834534), część Grupo Recycop, założona w 1998 roku.