Värikasetit kouluille ja oppilaitoksille: miten suunnitella koko lukuvuoden kulutustarvikkeet

Koulun ongelma ei ole tonerisäiliön hinta

Koulu, joka tulostaa 50 000 sivua vuodessa, voi kuluttaa 30 € tai 999 € toneriin vaihtamatta toimittajaa ja neuvottelematta ainoastakaan eurosta. Ero ei johu siitä, mitä kasetista maksetaan. Se johtuu siitä, mitkä laitteet tekevät työn.

Tämä on kaava, joka toistuu lähes jokaisessa koulussa: iso kopiokone kansliassa, kaksi tai kolme pöytämallista lasertulostinta opetusjohdossa, jokin opettajainhuoneessa peritty monitoimilaite ja kotitulostin jokaisella osastolla, jonka joku toi kotoa. Jokainen niistä nielee eri kasetin, jolla on eri sivumäärä ja sivukohtainen hinta, joka voi vaihdella 33-kertaisesti parhaan ja huonoimman välillä.

Tässä oppaassa on kyse tästä: miten koulun tarvike suunnitellaan koko lukuvuodeksi, mitä ostaa syyskuussa ja miksi laitekannan yhtenäistittäminen tuottaa kuusi kertaa enemmän kuin mikään alennus. Jos etsit volyymiostoehtoja tai jälleenmyyjärekisteröintiä, käsittelemme sitä erikseen artikkelissa tomerin tukkumyynti yrityksille.

Laitekannan yhtenäistittäminen tuottaa kuusi kertaa enemmän kuin alennus

Yli 50 000 sivun vuositulostuksessa volyymin siirtäminen tehokkaisiin laitteisiin säästää 969 €. Suurin määräalennus tehottomiin laitteisiin säästää 150 €. Nämä kaksi asiaa yhdistyvät, mutta järjestys on tärkeä: ensin päätetään, missä tulostetaan, sen jälkeen neuvotellaan hinnasta.

Alin rivi ei ole mikään eksoottinen tuote. Se on 25 000 sivun kopiokonetoner hintaan 14,99 €, eli sellainen, joka on jo asennettuna siihen suureen koneeseen, joka useimmilla kouluilla on kansliassa. Ongelma ei ole se, etteikö sitä olisi olemassa. Vaan se, että volyymi ei kulje sen kautta.

Oppilaitoksessa kallis päätös ei ole se, keneltä ostat tonerisi. Vaan se, minkä tulostimen kukin opettaja käynnistää.

Käytännön seuraus on kiusallinen mutta erittäin tuottoisa: osastoille sijoitetut kotitulostimet ovat tulostusbudjetin kallein erä, vaikka jokainen yksittäinen kasetti vaikuttaisi halvalta. 1 000 sivun kasetti hintaan 20 € vaikuttaa laskussa vähäiseltä asialta. Kouluvuoden todelliseen volyymiin kerrottuna se ei sitä ole.

Mitä ostaa syyskuussa ja mitä jättää tammikuulle

Syysostoksen on katettava aika jouluun asti varauksella, ei koko lukuvuotta. Koko vuoden ostaminen kerralla sitoo budjettia ja aiheuttaa riskin sellaisten laitemallien vanhenemisesta, jotka poistetaan käytöstä. Kuukausittainen ostaminen maksaa kiireen lisähinnan ja jää alennusportaiden ulkopuolelle.

Koulun kohtuullinen tasapaino on ostaa neljännesvuosittain siten, että jokaiselle kriittiselle tuotenumerolle on yksi varayksikkö.

Huomautus rummuista, jotka ovat oppilaitoksen suunnittelussa eniten unohtuva tarvike. Rumpu tuottaa keskimäärin noin 15 500 sivua, eli se kestää hieman yli viisi värikasettia ennen kuin se on vaihdettava. Jos ostat syyskuussa värikasetteja mutta et koskaan rumpuja, ongelma ilmestyy kesken lukukauden viivoina ja tahroina, joita kukaan ei osaa selittää.

Määräportaat oppilaitoksen tilauksessa

Määräalennus lasketaan vain ostoskorissa tuoteriveittäin toisesta kappaleesta alkaen. Tarjousta ei tarvitse pyytää erikseen, eikä rekisteröityä tai soittaa puhelimella. Oppilaitokselle, joka ostaa tarvikkeet neljännesvuosittain, ylimpään portaaseen yltäminen on lähes automaattista.

Kaksi yksityiskohtaa, jotka kannattaa tietää ennen tilauksen tekoa. Alennus laskee yksiköt tuoterivikohtaisesti, ei ostoskorin loppusumman mukaan: kymmenen saman tuotteen kappaletta kuuluu 15 prosentin alennusportaaseen, kun taas kymmenen eri tuotetta, joita kutakin on yksi kappale, eivät kuulu. Pakkaukset on suljettu pois, koska niissä on jo alennus valmiiksi hinnassa.

Tietoja toimituksesta: Manner-Espanjassa toimitus on ilmainen yli 49 euron tilauksille, minkä oppilaitoksen kvartaalitilaus ylittää vaivatta. Alle tuolle summalle toimitus alkaen 4,57 €.

Pienet kurssikeskukset ja koulut: yleisimmin toistuva tapaus

Kurssikeskuksessa kuvio poikkeaa koulusta: vähemmän laitteita, enemmän volyymia per laite ja paljon toistuvaa materiaalia. Tukiarkkeja, kertauskokeita, opetusmateriaaleja oppilasta kohti. Kyseessä on tehokas mustavalkotulostus muutamilla tuotenumeroilla, mikä on täsmälleen se tilanne, jossa sivukohtainen hinta ratkaisee.

Tällä profiililla suositus on suora: yksi ainoa mustavalkolasertulostin korkean riittoisuuden kasetilla, ja koko volyymi sen kautta. 3 000 sivun värikasetilla hintaan 12,98 € 10 000 oppimateriaalisivun tulostaminen lukuvuoden aikana maksaa noin 43 € värikasetin osalta, johon lisätään rumpuyksikön kuluminen.

Jos lisäksi on päätettävä, mikä laite pitää ostaa, vertailu laser-, muste- ja mustesäiliötulostimien välillä löytyy artikkelista minkä tulostimen ostaisin opiskelua varten, ja se pätee sellaisenaan myös pieneen luokkahuoneeseen.

Akatemioiden klassinen virhe on päinvastainen: kaksi tai kolme halpaa mustesuihkumonitoimitulostinta sijoitettuna luokkahuoneisiin, koska laite maksoi 60 €. 550 sivun kaseteilla samat 10 000 sivua maksavat pelkkänä musteena yli 40 € vuodessa ja pakottavat jatkuvaan täyttämiseen kesken oppitunnin.

Kuka maksaa: oppilaitos, vanhempainyhdistys (AMPA) vai perheet

Kun tulostuskulut jaetaan oppilaitoksen ja vanhempainyhdistyksen (AMPA) kesken, kompastuskivenä ei yleensä ole budjetti, vaan se, ettei kenelläkään ole tiedossa sivukohtaista hintaa. Ilman tätä tietoa kaikesta keskustelusta siitä, kuka maksaa mitäkin, tulee pelkkää mielipiteiden vaihtoa.

Luku on helppo selvittää ja se lopettaa väittelyn: kasetin hinta jaettuna sen ilmoitetulla riittoisuudella, kerrottuna lukukauden sivuilla. Tämän avulla kulut voidaan jakaa todellisen käytön eikä arvion mukaan, ja tietojen pohjalta voidaan päättää, kannattaako oppilaitoksen tulostaa tietty materiaali vai lähettää se digitaalisena.

Monissa oppilaitoksissa tämän laskutoimituksen lopputuloksena on, että kulutustarvike on varsin pieni erä paperiin ja henkilöstön ajankäyttöön verrattuna. Myös tämä on hyödyllinen vastaus: se tarkoittaa, että hallintoresurssit tulisi kohdentaa tulostettujen sivujen vähentämiseen ja laitekannan yhdistämiseen sen sijaan, että etsittäisiin euroa halvempaa kasettia.