Come scansionare documenti con la stampante passo passo

Riassunto: Per scansionare un documento ti serve solo una stampante multifunzione (con scanner). Puoi farlo dal computer (con lo strumento di Windows o Mac), dal cellulare (con l'app del produttore o la fotocamera), e inviarlo direttamente a un'e-mail, una cartella di rete o una USB. Questa guida copre tutti i metodi passo passo, come unire più pagine in un unico PDF e quale risoluzione scegliere.

Scansionare trasforma un foglio in un file digitale: un PDF per archiviare un contratto, un'immagine di una fattura, una copia della carta d'identità. Se la tua stampante è multifunzione —ha un coperchio di scanner o un alimentatore di documenti in alto—, hai già tutto il necessario. Andiamo con ciascuna via, senza giri di parole.

Punti chiave

• Qualsiasi stampante multifunzione (stampa + scansiona) va bene; una stampante "solo stampa" non può scansionare.
• Per il testo che archivierai o invierai, 300 DPI è lo standard: è la risoluzione che la NARA (Archivi Nazionali degli USA) fissa come master per digitalizzare documenti e renderli compatibili con l'OCR (NARA, 1998/rev. vigente).
• Usa il PDF per i documenti e il JPG solo per le foto: il PDF supporta più pagine e testo ricercabile con OCR.
• Puoi scansionare senza computer: su e-mail, su cartella di rete o su USB dal pannello stesso.
• Scansionare non consuma inchiostro né toner. Solo il foglio stampato consuma il consumabile.

Scansionare è catturare un'immagine di un foglio con il sensore ottico dello scanner e salvarla come file (PDF o immagine). Non stampa nulla, non consuma consumabile: legge soltanto.

Cosa mi serve prima di iniziare a scansionare?

Prima di tutto, conferma che il tuo apparecchio può scansionare e che il documento è ben posizionato. La maggior parte degli errori di "non scansiona" si risolve qui: apparecchio sbagliato, foglio mal posizionato o dispositivo fuori dalla rete. Controlla questi tre punti e ti risparmi metà dei problemi.

• Conferma che la tua stampante è multifunzione (stampa e scansiona). Se stampa soltanto, non potrà scansionare, per quante app tu installi.
• Posiziona il documento a faccia in giù sul vetro, allineato all'angolo contrassegnato; oppure a faccia in su nell'alimentatore automatico (ADF) se devi scansionare più fogli.
• Per scansionare sul computer o sul cellulare, entrambi devono essere sulla stessa rete Wi-Fi della stampante (o collegati via cavo USB). Se non sai se è in rete, guarda la nostra guida su come collegare la stampante al Wi-Fi.

L'ADF (alimentatore automatico di documenti) è il vassoio superiore dove impili più fogli perché la stampante li scansioni uno dopo l'altro senza che tu debba cambiarli a mano.

Come scansiono dal computer (Windows e Mac)?

Dal computer hai due strade: lo strumento che il sistema operativo porta già, o l'app del produttore. Per una scansione rapida, quella del sistema basta e avanza. Se ti serve l'OCR o regolazioni fini, ricorri all'app ufficiale (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon IJ Scan Utility, Brother iPrint&Scan), che dà più controllo.

Su Windows

1. Apri l'applicazione Scanner di Windows (gratuita sul Microsoft Store) o Fax e Scanner di Windows, già incluso.
2. Seleziona la tua stampante, il tipo di origine (vetro o alimentatore), il colore e il formato di file (PDF o JPG).
3. Premi Anteprima per regolare l'inquadratura e poi Scansiona.
4. Il file si salva nella cartella Documenti digitalizzati o in quella che scegli.

Sugli apparecchi HP, per scansionare sul computer bisogna prima attivare l'opzione "Scansiona su computer" da HP Printer Assistant o dall'app HP Smart; poi scegli il PC sul pannello della stampante e premi Invia (HP Support, 2024).

Su Mac

1. Apri Impostazioni di Sistema → Stampanti e scanner e seleziona la tua stampante.
2. Premi Scanner → Apri scanner.
3. Scegli destinazione, formato e risoluzione, e premi Scansiona.

L'app del produttore scansiona anch'essa dal computer e di solito dà più opzioni, come il riconoscimento del testo (OCR). Se un giorno l'apparecchio stampa bene ma non scansiona, non è strano: sono due percorsi distinti, e a volte fallisce solo la scansione anche se la stampa va liscia (guarda la stampante non stampa anche se ha inchiostro se hai anche problemi con la stampa).

Come scansiono dal cellulare?

Dal cellulare ci sono due modi a seconda della qualità che ti serve: l'app del produttore, che usa lo scanner reale della stampante, o la fotocamera del telefono per una copia rapida. L'app ufficiale dà un risultato migliore perché digitalizza con il sensore della multifunzione, non con una foto.

• Con l'app del produttore. HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT o Brother iPrint&Scan includono la funzione di scansione: posizioni il documento nella stampante, premi Scansiona nell'app e il file arriva al cellulare. È la qualità migliore. Brother lo conferma nella sua documentazione: iPrint&Scan permette di scansionare e salvare direttamente nell'album del cellulare, inviarlo per e-mail o aprirlo in un'altra app, purché il telefono sia sulla stessa rete Wi-Fi della macchina (Brother, 2024). Epson permette lo stesso con Smart Panel da uno smartphone o tablet collegato alla stessa rete (Epson, 2024).
• Con la fotocamera del cellulare. Per una copia rapida senza usare la stampante: l'app File dell'iPhone e Google Drive su Android scansionano con la fotocamera, ritagliano e raddrizzano il documento e lo salvano come PDF. Pratico, anche se con meno qualità dello scanner vero.

Altre opzioni di stampa e scansione dal telefono nella nostra guida su come stampare dal cellulare.

Scansione dal cellulare, in breve: le app ufficiali (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT, Brother iPrint&Scan) usano lo scanner fisico della stampante e salvano il file sul telefono o lo mandano per e-mail, purché cellulare e stampante condividano la rete Wi-Fi (Brother, 2024). La fotocamera del cellulare va bene per l'emergenza, ma non eguaglia il sensore dello scanner.

Come scansiono direttamente su e-mail, cartella o USB?

Le stampanti multifunzione con schermo permettono di scansionare senza computer, scegliendo la destinazione sul pannello stesso. È la cosa più comoda in ufficio: metti il foglio, tocchi la destinazione e fatto. Attento a un dettaglio: la scansione su e-mail di solito richiede che la stampante sia in rete, non collegata via USB.

Destinazione	Come funziona
Scansiona su e-mail	La stampante invia il documento come allegato all'indirizzo che indichi. Richiede di configurare l'e-mail una volta nelle impostazioni della stampante.
Scansiona su cartella di rete	Salva il file in una cartella condivisa del computer o del server. Ideale negli uffici.
Scansiona su USB	Colleghi una chiavetta USB alla porta frontale della stampante e il documento si salva direttamente su di essa. L'opzione più semplice e senza configurazione.

Un avviso che quasi nessuno legge finché non si blocca: in molti modelli HP, la scansione su e-mail funziona solo con la stampante collegata alla rete; le stampanti collegate via USB non supportano "Scansiona su e-mail", e bisogna configurare prima il server di posta nel server web integrato (EWS) dell'apparecchio (HP Support, 2024). Se ciò che cerchi è la cosa più rapida e senza configurare nulla, scansiona su USB.

Scansiona su USB, senza complicazioni: delle tre destinazioni "senza computer", l'USB è l'unica che non chiede configurazione preventiva. Inserisci la chiavetta nella porta frontale, tocchi "Scansiona su USB" sul pannello e il PDF si salva nella memoria. La scansione su e-mail, invece, richiede la stampante in rete e il server di posta configurato nell'EWS (HP Support, 2024).

Come scansiono più pagine in un unico PDF?

Per riunire un documento di più fogli in un unico file, il trucco è scegliere il formato PDF prima di scansionare e, se non hai l'alimentatore, usare l'opzione di scansione multipla. Con l'ADF è automatico; con il vetro, vai foglio per foglio e l'app li unisce alla fine. Non usare mai il JPG per questo: il JPG salva solo una pagina.

• Con alimentatore automatico (ADF): posiziona tutti i fogli nel vassoio superiore, scegli il formato PDF e la stampante li unisce da sola.
• Con il vetro: nell'app o nello strumento di scansione, scegli il formato PDF e l'opzione "aggiungi pagina" o "scansione multipla": scansioni foglio per foglio e alla fine si salvano tutti nello stesso PDF.

Il PDF è il formato pensato per i documenti: supporta più pagine, mantiene il layout e permette testo ricercabile con OCR. Il JPG (JPEG) è un formato immagine a pagina singola, fatto per le foto; il suo testo non è selezionabile né ricercabile a meno che tu non gli applichi l'OCR a parte.

Quale risoluzione (DPI) devo usare per scansionare?

Per il testo che archivierai o invierai, 200–300 DPI è sufficiente e genera file leggeri. Per una foto o qualcosa che ingrandirai, sali a 600 DPI. Non è una regola casalinga: la NARA fissa 300 DPI come risoluzione master per digitalizzare documenti di testo proprio perché è la minima che garantisce buona compatibilità con l'OCR (NARA, 1998/vigente).

Oltre i 600 DPI raramente si nota il miglioramento nel testo e il file diventa enorme. Nei documenti di testo semplice la differenza tra 300 e 600 DPI di solito è minima a occhio, ma la dimensione del file schizza, quindi 300 è il punto ideale per la maggior parte dei casi.

In Star Toner scansioniamo ogni giorno bolle, fatture e documentazione dei nostri lotti di compatibili prima di venderli. Da ciò che abbiamo visto: per la cancelleria normale, 300 DPI e PDF risolvono il 95 % di ciò che arriva. Saliamo a 600 solo quando c'è una firma minuscola, un timbro sbiadito o un codice che dobbiamo leggere con la lente. E sì, il vetro sporco si nota nella copia più di quanto la gente creda.

Scansionare consuma inchiostro o toner?

No. Scansionare accende solo la lampada e il sensore ottico dello scanner: non consuma inchiostro, né toner, né carta. Il consumabile si consuma solo quando stampi. Per questo digitalizzare è il modo più economico di conservare e condividere un documento: costo zero per copia.

Detto questo, stampare consuma eccome, ed è lì che la bolletta fa male se compri sempre gli originali. Quando toccherà rifornire, nel catalogo di toner e inchiostri più venduti di Star Toner hai compatibili certificati con 3 anni di garanzia legale.

Consigli per una buona scansione

• Pulisci il vetro dello scanner con un panno morbido: la polvere e le impronte escono nella copia. Se vedi righe o macchie ripetute, quasi sempre è vetro sporco (diverso dalle righe in stampa, che trattiamo in la mia stampante stampa con righe).
• Chiudi bene il coperchio perché il documento resti piatto e senza ombre.
• Usa il PDF per i documenti e il JPG per le foto.
• Se ti serve cercare o copiare il testo del documento scansionato, attiva l'OCR (riconoscimento del testo) nell'app del produttore. Il PDF è l'unico dei due formati che salva quel testo ricercabile (CZUR, 2024).

Domande frequenti

Come scansiono un documento con la stampante?

Posiziona il documento a faccia in giù sul vetro dello scanner. Dal computer, usa l'app Scanner di Windows o, su Mac, Stampanti e scanner → Scanner → Apri scanner. Scegli il formato (PDF o JPG) e premi Scansiona. Puoi anche scansionare dall'app del produttore sul cellulare o direttamente dal pannello della stampante. La NARA raccomanda 300 DPI per il testo (NARA, vigente).

Come scansiono dal cellulare?

Con l'app del produttore (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT, Brother iPrint&Scan): posizioni il documento nella stampante e premi Scansiona nell'app. Il cellulare e la stampante devono essere sulla stessa rete Wi-Fi (Brother, 2024). Per una copia rapida senza stampante, l'app File dell'iPhone e Google Drive su Android scansionano con la fotocamera e salvano un PDF.

Posso scansionare direttamente sulla mia e-mail?

Sì, se la tua multifunzione ha uno schermo e la funzione "Scansiona su e-mail". Bisogna configurare una volta il server di posta nelle impostazioni (in HP, tramite il server web integrato EWS) e, in molti modelli, la stampante deve essere in rete: quelle collegate via USB non supportano la scansione su e-mail (HP Support, 2024).

Quale risoluzione devo usare per scansionare?

Per i documenti di testo, 200–300 DPI è sufficiente e genera file leggeri; la NARA fissa 300 DPI come master per la sua compatibilità con l'OCR (NARA, vigente). Per foto o documenti che ingrandirai, usa 600 DPI. Oltre i 600 si nota appena un miglioramento nel testo e il file diventa molto pesante.

Scansionare consuma inchiostro o toner?

No. Scansionare usa solo la lampada e il sensore dello scanner: non consuma inchiostro né toner né carta. Il consumabile si consuma solo quando stampi, quindi digitalizzare ha costo zero per copia. Quando invece toccherà rifornire, guardalo nel catalogo di compatibili di Star Toner.

La mia stampante non scansiona, cosa controllo?

Controlla che sia una stampante multifunzione (non tutte scansionano), che il computer o il cellulare siano sulla stessa rete della stampante, e che il driver o l'app del produttore siano installati. Riavvia la stampante e, se usi il cavo, prova un'altra porta USB. In HP, inoltre, attiva "Scansiona su computer" in HP Smart (HP Support, 2024).

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Fonti

• NARA — Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials (300 DPI per testo e OCR) — https://www.archives.gov/files/preservation/technical/guidelines-1998.pdf
• HP Support — How to scan with an HP printer (scansiona su computer, pannello, formato PDF/JPG) — https://support.hp.com/us-en/document/ish_2275901-2074064-16
• HP Support — Set up Scan to Email (richiede rete; USB non supporta la scansione su e-mail; EWS) — https://support.hp.com/us-en/document/ish_6185297-6063300-16
• Epson — Starting a Scan from a Smart Device (Epson Smart Panel) — https://files.support.epson.com/docid/cpd5/cpd59021/source/scanners/source/scanning_software/tasks/starting_scan_smartpanel.html
• Brother — Print or scan using Brother iPrint&Scan for mobile devices — https://support.brother.com/g/b/faqend.aspx?c=us&lang=en&prod=ads2500we_us&faqid=faq00100022_000
• CZUR TECH — Best File Format for Storing Scanned Documents (PDF vs JPG, OCR, archivio) — https://shop.czur.com/blogs/blog/which-is-the-best-file-format-for-storing-scanned-documents

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Ultimo aggiornamento: luglio 2026. Star Toner, Almacén Central, Calle Océano Atlántico 38, 11379 Los Barrios, Cádiz. CHICTRATEC S.L. (NIF B72834534), parte del Grupo Recycop fondato nel 1998.