Toner per scuole e accademie: come pianificare il materiale di consumo per l'intero anno scolastico

Il problema di un istituto scolastico non è il prezzo del toner

Una scuola che stampa 50.000 pagine all'anno può spendere 30 € o 999 € in toner senza cambiare fornitore e senza negoziare un solo euro. La differenza non sta in ciò che paga per cartuccia. Sta in quali macchine fanno il lavoro.

È lo schema che si ripete in quasi tutti gli istituti: una grande copiatrice in segreteria, due o tre laser da tavolo in presidenza, qualche multifunzione ereditata nella sala professori e una stampante domestica in ogni dipartimento che qualcuno ha portato da casa. Ognuna consuma una cartuccia diversa, con una resa diversa e un costo per pagina che può variare di 33 volte tra la migliore e la peggiore.

Questa guida parla di questo: di come pianificare il materiale di consumo di un istituto per l'intero anno scolastico, cosa comprare a settembre e perché consolidare il parco macchine renda sei volte di più di qualsiasi sconto. Se cerchi le condizioni d'acquisto per volume o la registrazione come distributore, trattiamo l'argomento a parte in acquistare toner all'ingrosso.

Consolidare il parco macchine rende sei volte di più dello sconto

Su 50.000 pagine all'anno, spostare il volume sulle macchine efficienti fa risparmiare 969 €. Il miglior sconto per quantità sulle macchine inefficienti fa risparmiare 150 €. Le due cose si sommano, ma l'ordine conta: prima si decide dove si stampa, poi si negozia il prezzo.

La riga in basso non è un prodotto esotico. È un toner per fotocopiatrice da 25.000 pagine a 14,99 €, del tipo già montato nella grande macchina che la maggior parte degli istituti ha in segreteria. Il problema non è che non esista. È che il volume non passa da lì.

In un istituto scolastico, la decisione costosa non è da chi compri il toner. È quale stampante accende ciascun docente.

La conseguenza pratica è scomoda ma molto redditizia: le stampanti domestiche distribuite nei dipartimenti sono la voce più costosa del budget di stampa, anche se ogni singola cartuccia sembra economica. Una cartuccia da 1.000 pagine a 20 € sembra poca cosa in una fattura. Moltiplicata per il volume reale di un anno scolastico, non lo è.

Cosa comprare a settembre e cosa lasciare a gennaio

L'acquisto di settembre deve coprire fino a Natale con un margine, non l'intero anno scolastico. Comprare l'intero anno in una sola volta immobilizza il budget e rischia di far scadere referenze di macchine che verranno ritirate. Comprare mese per mese paga il sovrapprezzo dell'urgenza e rimane fuori dalle fasce di sconto.

Il bilanciamento ragionevole in un istituto è comprare per trimestri, con un'unità di riserva per ogni referenza critica.

Una nota sui tamburi, che è il materiale di consumo che più spesso si dimentica nella pianificazione di un istituto. Un tamburo ha una resa media di circa 15.500 pagine, il che significa che resiste a poco più di cinque toner prima di dover essere sostituito. Se a settembre acquisti toner ma non compri mai i tamburi, il problema si presenta a metà dell'anno scolastico sotto forma di righe e macchie che nessuno sa spiegare.

Gli scaglioni di quantità, applicati a un ordine per istituto

Lo sconto per quantità viene applicato solo nel carrello, per riga di prodotto, a partire dalla seconda unità. Non è necessario richiedere un preventivo, né registrarsi, né telefonare. Per un istituto scolastico che acquista per trimestri, raggiungere la fascia più alta è quasi automatico.

Due dettagli che conviene conoscere prima di preparare l'ordine. Lo sconto calcola le unità per riga di prodotto, non per il totale del carrello: dieci unità dello stesso articolo rientrano nella fascia del 15%, mentre dieci articoli diversi di una unità ciascuno no. Inoltre i pack sono esclusi, poiché hanno già lo sconto applicato nel prezzo.

Sulla spedizione: nella penisola spagnola è gratuita a partire da 49 €, una cifra che un ordine trimestrale di un istituto supera senza problemi. Al di sotto, a partire da 4,57 €.

Accademie e piccoli istituti: il caso più frequente

In un'accademia il modello è diverso rispetto a una scuola: meno macchine, più volume per macchina e molto materiale ripetuto. Schede di recupero, esami di ripasso, dispense per alunno. È stampa intensiva in bianco e nero su pochi articoli, che è proprio lo scenario in cui il costo per pagina fa la differenza.

Con questo profilo, il consiglio è diretto: una sola stampante laser in bianco e nero con cartuccia ad alta capacità, e tutto il volume che passa attraverso di essa. Con un toner da 3.000 pagine a 12,98 €, stampare 10.000 pagine di materiale didattico in un anno scolastico costa circa 43 € di toner, più il tamburo ammortizzato.

Se inoltre bisogna decidere quale macchina acquistare, il confronto tra laser, inchiostro e serbatoio si trova in quale stampante comprare per studiare, e si applica allo stesso modo a un'aula piccola.

L'errore classico nelle scuole e nelle accademie è il contrario: due o tre stampanti multifunzioni a getto d'inchiostro economiche distribuite nelle aule, perché la macchina costava 60 €. Con cartucce da 550 pagine, quelle stesse 10.000 pagine superano i 40 € solo di inchiostro all'anno e costringono a ricaricare continuamente nel bel mezzo di una lezione.

Chi paga: istituto, AMPA o famiglie

Quando la spesa di stampa è ripartita tra la scuola e l'AMPA, ciò che solitamente fallisce non è il budget, ma il fatto che nessuno possiede il dato del costo per pagina. Senza questo dato, qualsiasi conversazione su chi paga cosa si trasforma in una discussione basata sulle percezioni.

Il dato è facile da ottenere e disinnesca la discussione: prezzo della cartuccia diviso per il suo rendimento dichiarato, moltiplicato per le pagine del trimestre. In questo modo è possibile ripartire i costi in base all'utilizzo reale anziché su una stima, e decidere con dati alla mano se conviene che la scuola stampi un determinato materiale o che venga inviato in formato digitale.

In molti istituti la conclusione di questo calcolo è che il materiale di consumo è una voce di spesa minore rispetto alla carta e al tempo del personale. Anche questa è una risposta utile: significa che l'impegno gestionale deve concentrarsi sulla riduzione delle pagine stampate e sul consolidamento delle macchine, non sulla ricerca della cartuccia che costa un euro in meno.