Toner voor scholen en opleidingscentra: zo plan je de verbruiksartikelen voor het hele schooljaar

Het probleem van een school is niet de prijs van de toner

Een school die 50.000 pagina's per jaar print, kan 30 € of 999 € aan toner uitgeven zonder van leverancier te veranderen en zonder over één euro te onderhandelen. Het verschil zit niet in de prijs per cartridge. Het zit in welke apparaten het werk doen.

Het is een patroon dat bij bijna alle scholen terugkomt: een groot kopieerapparaat op het secretariaat, twee of drie desktoplaserprinters bij de schoolleiding, een overgenomen multifunctionele printer in de lerarenkamer en in elke vakgroep een thuisprinter die iemand van huis heeft meegenomen. Elk apparaat gebruikt een andere cartridge, met een andere paginaopbrengst en kosten per pagina die tussen de beste en slechtste optie met een factor 33 kunnen verschillen.

Deze gids gaat daarover: hoe je de verbruiksartikelen van een school voor het hele schooljaar plant, wat je in september moet kopen en waarom het consolideren van het printerpark zes keer meer oplevert dan welke korting ook. Zoek je de voorwaarden voor volume-inkoop of wil je je als distributeur aanmelden, dan behandelen we dat apart in toner in bulk kopen.

Het printerpark consolideren levert zes keer meer op dan korting

Bij 50.000 pagina's per jaar bespaar je 969 € door het printvolume naar de efficiënte printers te verplaatsen. De beste kwantumkorting voor de inefficiënte printers bespaart 150 €. Beide maatregelen leveren voordeel op, maar de volgorde is belangrijk: bepaal eerst waar er wordt geprint en onderhandel daarna over de prijs.

De onderste rij is geen exotisch product. Het is toner voor een kopieerapparaat met een paginaopbrengst van 25.000 pagina's voor 14,99 €, van het type dat al in de grote machine zit die de meeste scholen bij de administratie hebben staan. Het probleem is niet dat deze toner niet bestaat. Het probleem is dat het printvolume niet via die machine loopt.

Bij een onderwijsinstelling is de dure beslissing niet bij wie je de toner koopt. Het is welke printer elke docent aanzet.

De praktische consequentie is ongemakkelijk, maar zeer rendabel: de consumentenprinters die over de afdelingen zijn verspreid, vormen de grootste kostenpost binnen het printbudget, ook al lijkt elke losse cartridge goedkoop. Een cartridge voor 1.000 pagina's van 20 € lijkt op een factuur niet veel. Vermenigvuldigd met het werkelijke printvolume van een schooljaar is dat wel degelijk veel.

Wat je in september moet kopen en wat je tot januari kunt uitstellen

De aankoop in september moet met enige marge voldoende zijn tot Kerstmis, niet voor het hele schooljaar. Alles voor het hele jaar in één keer kopen legt budget vast en brengt het risico mee dat cartridgecodes verouderd raken doordat de bijbehorende printers worden afgeschreven. Maandelijks inkopen betekent dat je de meerprijs voor spoed betaalt en niet voor de kortingsstaffels in aanmerking komt.

Een redelijk evenwicht voor een school is om per trimester in te kopen, met één reserve-eenheid voor elke kritieke cartridgecode.

Een opmerking over drumeenheden, het verbruiksartikel dat bij de planning van een school het vaakst wordt vergeten. Een drumeenheid heeft een gemiddelde opbrengst van ongeveer 15.500 pagina's, wat betekent dat deze iets meer dan vijf tonercartridges meegaat voordat hij moet worden vervangen. Als je in september toner koopt maar nooit drumeenheden, ontstaat het probleem halverwege het schooljaar in de vorm van strepen en vlekken die niemand kan verklaren.

De hoeveelheidsschijven, toegepast op een bestelling van een school

De hoeveelheidskorting wordt alleen in de winkelwagen toegepast, per productregel, vanaf het tweede exemplaar. Je hoeft geen offerte aan te vragen, je niet te registreren en ook niet te bellen. Voor een school die per trimester inkoopt, wordt de hoogste kortingsschijf vrijwel automatisch bereikt.

Twee zaken die je moet weten voordat je de bestelling samenstelt. De korting wordt berekend over het aantal stuks per productregel, niet over het totale winkelmandje: tien stuks van dezelfde referentie vallen in de kortingsstaffel van 15 %, terwijl tien verschillende referenties van elk één stuk daar niet onder vallen. Packs zijn uitgesloten, omdat de korting al in de prijs is verwerkt.

Wat de verzending betreft: op het Spaanse vasteland is die gratis vanaf 49 €, een bedrag dat een driemaandelijkse bestelling van een school moeiteloos overschrijdt. Onder dat bedrag beginnen de verzendkosten bij 4,57 €.

Bijlesinstituten en kleine scholen: de meest voorkomende situatie

Bij een bijlesinstituut is het patroon anders dan bij een school: minder printers, een groter volume per printer en veel terugkerend materiaal. Extra oefenbladen, herhalingstoetsen en dossiers per leerling. Er wordt intensief in zwart-wit afgedrukt met slechts enkele referenties. Dat is precies het scenario waarin de kosten per pagina doorslaggevend zijn.

Voor dit gebruiksprofiel is het advies duidelijk: één zwart-witlaserprinter met een cartridge met hoge paginacapaciteit, waar al het afdrukwerk naartoe gaat. Met een toner van 3.000 pagina's voor 12,98 € kost het afdrukken van 10.000 pagina's lesmateriaal tijdens een schooljaar ongeveer 43 € aan toner, plus de afschrijving van de drum.

Als je ook nog moet bepalen welke printer je koopt, vind je de vergelijking tussen laserprinters, inkjetprinters en printers met een navulbare inkttank in welke printer je moet kopen om te studeren. Die vergelijking geldt net zo goed voor een klein klaslokaal.

De klassieke fout bij bijlesinstituten is juist het tegenovergestelde: twee of drie goedkope inkjetmultifunctionals verspreid over de lokalen, omdat de printer 60 € kostte. Met cartridges voor 550 pagina's kosten diezelfde 10.000 pagina's jaarlijks meer dan 40 € alleen al aan inkt. Bovendien moeten de cartridges voortdurend midden tijdens een les worden vervangen.

Wie betaalt: de school, de AMPA of de gezinnen

Wanneer de afdrukkosten worden verdeeld tussen de school en de AMPA, de oudervereniging, gaat het meestal niet mis door het budget, maar doordat niemand de kosten per pagina kent. Zonder dat cijfer verandert elk gesprek over wie wat betaalt in een discussie op basis van indrukken.

Het cijfer is eenvoudig te berekenen en haalt de discussie uit de lucht: deel de prijs van de cartridge door de opgegeven paginacapaciteit en vermenigvuldig dit met het aantal pagina's van het kwartaal. Zo kunnen de kosten op basis van het werkelijke gebruik worden verdeeld in plaats van op basis van een schatting. Ook kan met concrete gegevens worden besloten of het voordeliger is dat de school bepaald materiaal afdrukt of het digitaal verstuurt.

Op veel scholen blijkt uit die berekening dat verbruiksartikelen een kleine kostenpost vormen in vergelijking met papier en de tijd van het personeel. Ook dat is een nuttige uitkomst: het betekent dat het beheer zich moet richten op het verminderen van het aantal afgedrukte pagina's en het samenvoegen van printers, niet op het zoeken naar een cartridge die één euro goedkoper is.