Toner für Schulen und Akademien: So planen Sie den Verbrauchsmaterialbedarf für das gesamte Schuljahr

Das Problem einer Schule ist nicht der Tonerpreis

Eine Schule, die 50.000 Seiten pro Jahr druckt, kann 30 € oder 999 € für Toner ausgeben, ohne den Anbieter zu wechseln oder auch nur einen einzigen Euro auszuhandeln. Der Unterschied liegt nicht darin, wie viel sie pro Kartusche bezahlt. Entscheidend ist, welche Geräte die Arbeit übernehmen.

Dieses Muster findet sich in fast allen Schulen: ein großer Kopierer im Sekretariat, zwei oder drei Desktop-Laserdrucker in der Schulleitung, ein älteres Multifunktionsgerät im Lehrerzimmer und ein Heimdrucker in jeder Fachabteilung, den jemand von zu Hause mitgebracht hat. Jedes Gerät benötigt eine andere Kartusche, mit einer anderen Seitenleistung und Kosten pro Seite, die zwischen der besten und der schlechtesten Option um das 33-Fache variieren können.

Darum geht es in diesem Leitfaden: wie eine Schule ihren Bedarf an Verbrauchsmaterial für das gesamte Schuljahr plant, was sie im September kaufen sollte und warum die Konsolidierung der Druckerflotte sechsmal mehr einspart als jeder Rabatt. Wenn Sie nach den Konditionen für den Mengeneinkauf oder der Registrierung als Händler suchen, behandeln wir das gesondert unter Toner in großen Mengen kaufen.

Die Konsolidierung der Druckerflotte spart sechsmal mehr als der Rabatt

Bei 50.000 Seiten pro Jahr spart die Verlagerung des Druckvolumens auf die effizienten Geräte 969 €. Der beste Mengenrabatt für die ineffizienten Geräte spart 150 €. Beides summiert sich, aber die Reihenfolge ist entscheidend: Zuerst wird festgelegt, wo gedruckt wird, danach wird über den Preis verhandelt.

Die unterste Zeile beschreibt kein exotisches Produkt. Es handelt sich um einen Toner für Kopierer mit einer Seitenleistung von 25.000 Seiten für 14,99 €, wie er bereits im großen Gerät eingesetzt wird, das die meisten Schulen im Sekretariat haben. Das Problem ist nicht, dass es ihn nicht gibt. Das Problem ist, dass das Druckvolumen nicht über dieses Gerät läuft.

In einer Schule ist die kostspielige Entscheidung nicht, bei wem der Toner gekauft wird. Entscheidend ist, welchen Drucker die einzelnen Lehrkräfte einschalten.

Die praktische Konsequenz ist unbequem, aber sehr rentabel: Die auf die Fachbereiche verteilten Heimdrucker sind der teuerste Posten im Druckbudget, auch wenn jede einzelne Patrone günstig erscheint. Eine Patrone mit einer Seitenleistung von 1.000 Seiten für 20 € wirkt auf einer Rechnung unbedeutend. Multipliziert mit dem tatsächlichen Druckvolumen eines Schuljahres ist sie das nicht.

Was Sie im September kaufen sollten und was bis Januar warten kann

Der Einkauf im September sollte den Bedarf mit einer Reserve bis Weihnachten decken, nicht das gesamte Schuljahr. Wer den Jahresbedarf auf einmal kauft, bindet Budget und riskiert, dass Verbrauchsmaterial für Geräte, die ausgemustert werden sollen, nicht mehr verwendet werden kann. Wer monatlich einkauft, zahlt den Aufpreis für dringende Bestellungen und erreicht keine Rabattstaffeln.

Für eine Schule ist der Kauf pro Quartal ein sinnvoller Mittelweg, ergänzt um eine Reserveeinheit für jedes wichtige Verbrauchsmaterial.

Ein Hinweis zu Bildtrommeln, denn sie sind das Verbrauchsmaterial, das bei der Planung einer Schule am häufigsten vergessen wird. Eine Bildtrommel hat eine mittlere Reichweite von etwa 15.500 Seiten, hält also etwas länger als fünf Tonerkartuschen, bevor sie ausgetauscht werden muss. Wenn du im September Toner, aber nie Bildtrommeln kaufst, tritt das Problem mitten im Schuljahr in Form von Streifen und Flecken auf, die sich niemand erklären kann.

Die Mengenstaffeln, angewendet auf die Bestellung einer Schule

Der Mengenrabatt wird erst im Warenkorb, je Produktposition und ab der zweiten Einheit angewendet. Es ist weder nötig, ein Angebot anzufordern oder sich zu registrieren, noch telefonisch Kontakt aufzunehmen. Eine Schule, die für jedes Schulhalbjahr einkauft, erreicht die höchste Rabattstufe fast automatisch.

Zwei Details sollten Sie vor der Zusammenstellung der Bestellung kennen. Der Rabatt richtet sich nach der Stückzahl pro Produktposition, nicht nach der Gesamtzahl im Warenkorb: Zehn Einheiten derselben Artikelnummer fallen in die Rabattstufe von 15 %, zehn verschiedene Artikelnummern mit jeweils einer Einheit dagegen nicht. Packs sind ausgeschlossen, da der Rabatt bereits im Preis berücksichtigt ist.

Zum Versand: Auf dem spanischen Festland ist er ab 49 € kostenlos, diesen Betrag überschreitet eine vierteljährliche Bestellung einer Schule mühelos. Darunter beginnen die Versandkosten bei 4,57 €.

Nachhilfeinstitute und kleine Schulen: der häufigste Fall

In einem Nachhilfeinstitut sieht das Nutzungsmuster anders aus als in einer Schule: weniger Geräte, ein höheres Druckvolumen pro Gerät und viele wiederkehrende Materialien. Förderblätter, Übungsprüfungen, Unterlagen für die einzelnen Schüler. Dabei wird intensiv in Schwarzweiß und mit nur wenigen Artikelnummern gedruckt. Genau in diesem Szenario sind die Kosten pro Seite entscheidend.

Für dieses Profil ist die Empfehlung eindeutig: ein einziger Schwarzweiß-Laserdrucker mit einer Tonerkartusche mit hoher Seitenleistung, über den das gesamte Druckvolumen läuft. Mit einer Tonerkartusche für 3.000 Seiten zum Preis von 12,98 € kosten 10.000 Seiten Unterrichtsmaterial in einem Schuljahr rund 43 € an Toner, zuzüglich der anteiligen Kosten für die Bildtrommel.

Wenn außerdem entschieden werden muss, welches Gerät angeschafft werden soll, finden Sie den Vergleich zwischen Laser-, Tintenstrahl- und Tintentankdruckern unter welchen Drucker man zum Lernen kaufen sollte. Die Empfehlungen gelten ebenso für ein kleines Klassenzimmer.

Der klassische Fehler in Nachhilfeinstituten ist das Gegenteil: Zwei oder drei günstige Tintenstrahl-Multifunktionsgeräte werden auf die Unterrichtsräume verteilt, weil jedes Gerät nur 60 € gekostet hat. Mit Kartuschen für 550 Seiten kosten dieselben 10.000 Seiten allein an Tinte pro Jahr mehr als 40 €. Außerdem müssen die Kartuschen ständig mitten im Unterricht ersetzt werden.

Wer zahlt: Schule, AMPA-Elternvereinigung oder Familien

Wenn die Druckkosten zwischen der Schule und der AMPA-Elternvereinigung aufgeteilt werden, liegt das Problem meist nicht am Budget, sondern daran, dass niemand die Kosten pro Seite kennt. Ohne diese Angabe wird jedes Gespräch darüber, wer welchen Anteil bezahlt, zu einer Diskussion über subjektive Einschätzungen.

Die Zahl lässt sich leicht ermitteln und beendet die Diskussion: Preis der Kartusche geteilt durch ihre angegebene Seitenleistung, multipliziert mit der Zahl der im Quartal gedruckten Seiten. So können die Kosten nach tatsächlicher Nutzung statt nach Schätzungen verteilt werden. Außerdem lässt sich anhand konkreter Daten entscheiden, ob es sich lohnt, bestimmte Materialien in der Schule auszudrucken oder digital zu versenden.

In vielen Schulen zeigt diese Berechnung, dass Verbrauchsmaterialien im Vergleich zu Papier und Arbeitszeit des Personals nur einen kleinen Kostenposten darstellen. Auch das ist eine hilfreiche Erkenntnis: Der organisatorische Aufwand sollte darauf ausgerichtet sein, die Zahl der gedruckten Seiten zu reduzieren und Geräte zusammenzulegen, statt nach einer Kartusche zu suchen, die einen Euro günstiger ist.