Documenten scannen met de printer, stap voor stap

Samenvatting: Om een document te scannen heb je alleen een multifunctionele printer (met scanner) nodig. Je kunt het doen vanaf de computer (met het hulpmiddel van Windows of Mac), vanaf de mobiel (met de app van de fabrikant of de camera), en het rechtstreeks versturen naar een e-mail, een netwerkmap of een USB. Deze gids behandelt alle methodes stap voor stap, hoe je meerdere pagina's samenvoegt tot één PDF en welke resolutie je kiest.

Scannen zet een papier om in een digitaal bestand: een PDF om een contract te archiveren, een afbeelding van een factuur, een kopie van een identiteitskaart. Als je printer een multifunctioneel is —hij heeft een scannerklep of een documentinvoer bovenop—, heb je al alles wat nodig is. We gaan door elke weg, zonder omhaal.

Belangrijkste punten

• Elke multifunctionele printer (print + scant) dient; een printer die "alleen print" kan niet scannen.
• Voor tekst die je gaat archiveren of versturen is 300 DPI de standaard: het is de resolutie die de NARA (Nationaal Archief van de VS) vastlegt als master voor het digitaliseren van documenten en die compatibel is met OCR (NARA, 1998/geldende herz.).
• Gebruik PDF voor documenten en JPG alleen voor foto's: de PDF ondersteunt meerdere pagina's en doorzoekbare tekst met OCR.
• Je kunt scannen zonder computer: naar e-mail, naar netwerkmap of naar USB vanaf het paneel zelf.
• Scannen verbruikt geen inkt of toner. Alleen de geprinte pagina verbruikt een verbruiksartikel.

Scannen is het vastleggen van een afbeelding van een papier met de optische sensor van de scanner en het opslaan als bestand (PDF of afbeelding). Het print niets, het verbruikt geen verbruiksartikel: het leest alleen.

Wat heb ik nodig voordat ik begin met scannen?

Bevestig eerst dat je apparaat kan scannen en dat het document goed geplaatst is. De meeste "hij scant niet"-fouten worden hier opgelost: verkeerd apparaat, verkeerd geplaatst vel of apparaat buiten het netwerk. Controleer deze drie punten en je bespaart jezelf de helft van de problemen.

• Bevestig dat je printer een multifunctioneel is (print en scant). Als hij alleen print, kan hij niet scannen, hoeveel apps je ook installeert.
• Leg het document met de bedrukte kant naar beneden op het glas, uitgelijnd met de gemarkeerde hoek; of met de bedrukte kant naar boven in de automatische invoer (ADF) als je meerdere vellen gaat scannen.
• Om naar de computer of de mobiel te scannen, moeten beide op hetzelfde wifinetwerk zitten als de printer (of verbonden zijn via USB-kabel). Weet je niet of hij in het netwerk zit, kijk dan naar onze gids hoe je de printer verbindt met wifi.

De ADF (automatische documentinvoer) is de bovenste lade waar je meerdere vellen stapelt zodat de printer ze één voor één scant zonder dat je ze met de hand hoeft te wisselen.

Hoe scan ik vanaf de computer (Windows en Mac)?

Vanaf de computer heb je twee wegen: het hulpmiddel dat het besturingssysteem al meebrengt, of de app van de fabrikant. Voor een snelle scan volstaat die van het systeem. Heb je OCR of fijne instellingen nodig, gebruik dan de officiële app (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon IJ Scan Utility, Brother iPrint&Scan), die meer controle geeft.

In Windows

1. Open de app Windows Scan (gratis in de Microsoft Store) of Windows Fax en scannen, al inbegrepen.
2. Selecteer je printer, het type bron (glas of invoer), de kleur en het bestandsformaat (PDF of JPG).
3. Druk op Voorbeeld om de kadrering aan te passen en dan op Scannen.
4. Het bestand wordt opgeslagen in de map Gescande documenten of in de map die je kiest.

Op HP-apparaten moet je om naar de computer te scannen eerst de optie "Scannen naar computer" activeren vanuit HP Printer Assistant of de HP Smart-app; daarna kies je de pc op het paneel van de printer en druk je op Verzenden (HP Support, 2024).

In Mac

1. Open Systeeminstellingen → Printers en scanners en selecteer je printer.
2. Druk op Scanner → Open scanner.
3. Kies bestemming, formaat en resolutie, en druk op Scannen.

De app van de fabrikant scant ook vanaf de computer en biedt meestal meer opties, zoals tekstherkenning (OCR). Als het apparaat op een dag goed print maar niet scant, is dat niet ongewoon: het zijn twee verschillende routes, en soms faalt alleen de scan hoewel het printen prima gaat (kijk naar de printer print niet hoewel hij inkt heeft als je bovendien problemen hebt met het printen).

Hoe scan ik vanaf de mobiel?

Vanaf de mobiel zijn er twee manieren naargelang de kwaliteit die je nodig hebt: de app van de fabrikant, die de echte scanner van de printer gebruikt, of de camera van de telefoon voor een snelle kopie. De officiële app geeft een beter resultaat omdat hij digitaliseert met de sensor van het multifunctioneel, niet met een foto.

• Met de app van de fabrikant. HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT of Brother iPrint&Scan hebben een scanfunctie: je legt het document in de printer, drukt op Scannen in de app en het bestand komt op de mobiel aan. Dat is de beste kwaliteit. Brother bevestigt het in zijn documentatie: iPrint&Scan maakt het mogelijk te scannen en rechtstreeks op te slaan in het album van de mobiel, het per e-mail te versturen of te openen in een andere app, mits de telefoon op hetzelfde wifinetwerk zit als het apparaat (Brother, 2024). Epson maakt hetzelfde mogelijk met Smart Panel vanaf een smartphone of tablet verbonden met hetzelfde netwerk (Epson, 2024).
• Met de camera van de mobiel. Voor een snelle kopie zonder de printer te gebruiken: de app Bestanden van de iPhone en Google Drive op Android scannen met de camera, snijden en zetten het document recht en slaan het op als PDF. Handig, hoewel met minder kwaliteit dan de echte scanner.

Meer opties om te printen en scannen vanaf de telefoon in onze gids hoe je print vanaf de mobiel.

Scannen vanaf de mobiel, in het kort: de officiële apps (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT, Brother iPrint&Scan) gebruiken de fysieke scanner van de printer en slaan het bestand op de telefoon op of sturen het per e-mail, mits mobiel en printer hetzelfde wifinetwerk delen (Brother, 2024). De camera van de mobiel volstaat in geval van nood, maar evenaart de sensor van de scanner niet.

Hoe scan ik rechtstreeks naar e-mail, map of USB?

De multifunctionele printers met scherm maken het mogelijk te scannen zonder computer, door de bestemming op het paneel zelf te kiezen. Het is het meest comfortabel op kantoor: je legt het vel neer, tikt op de bestemming en klaar. Let op een detail: het scannen naar e-mail vereist meestal dat de printer in het netwerk zit, niet verbonden via USB.

Bestemming	Hoe het werkt
Scannen naar e-mail	De printer verstuurt het document als bijlage naar het adres dat je aangeeft. Vereist de e-mail eenmalig te configureren in de instellingen van de printer.
Scannen naar netwerkmap	Slaat het bestand op in een gedeelde map van de computer of de server. Ideaal op kantoren.
Scannen naar USB	Je verbindt een usb-stick met de poort aan de voorkant van de printer en het document wordt er rechtstreeks op opgeslagen. De eenvoudigste optie en zonder configuratie.

Een waarschuwing die bijna niemand leest tot hij vastloopt: op veel HP-modellen werkt het scannen naar e-mail alleen met de printer verbonden met het netwerk; de printers die via USB zijn aangesloten ondersteunen "Scannen naar e-mail" niet, en je moet vooraf de e-mailserver configureren in de geïntegreerde webserver (EWS) van het apparaat (HP Support, 2024). Als je het snelst mogelijke zoekt zonder iets te configureren, scan dan naar USB.

Scannen naar USB, zonder gedoe: van de drie bestemmingen "zonder computer" is de USB de enige die geen voorafgaande configuratie vraagt. Je steekt de usb-stick in de poort aan de voorkant, tikt op "Scannen naar USB" op het paneel en de PDF wordt opgeslagen in het geheugen. Het scannen naar e-mail daarentegen vereist een printer in het netwerk en de e-mailserver geconfigureerd in de EWS (HP Support, 2024).

Hoe scan ik meerdere pagina's in één PDF?

Om een document van meerdere vellen samen te brengen in één bestand, is de truc om het formaat PDF te kiezen voordat je scant en, als je geen invoer hebt, de optie voor meervoudig scannen te gebruiken. Met ADF is het automatisch; met het glas ga je vel voor vel en voegt de app ze aan het einde samen. Gebruik hiervoor nooit JPG: de JPG slaat maar één pagina op.

• Met automatische invoer (ADF): leg alle vellen in de bovenste lade, kies formaat PDF en de printer voegt ze zelf samen.
• Met het glas: kies in de app of het scanhulpmiddel het formaat PDF en de optie "pagina toevoegen" of "meervoudig scannen": je scant vel voor vel en aan het einde worden ze allemaal in dezelfde PDF opgeslagen.

PDF is het formaat dat bedoeld is voor documenten: het ondersteunt meerdere pagina's, behoudt de vormgeving en maakt doorzoekbare tekst met OCR mogelijk. JPG (JPEG) is een afbeeldingsformaat van één pagina, gemaakt voor foto's; de tekst is niet selecteerbaar of doorzoekbaar tenzij je er apart OCR op toepast.

Welke resolutie (DPI) moet ik gebruiken om te scannen?

Voor tekst die je gaat archiveren of versturen is 200–300 DPI voldoende en genereert het lichte bestanden. Voor een foto of iets dat je gaat vergroten, ga naar 600 DPI. Het is geen huisregel: de NARA legt 300 DPI vast als masterresolutie voor het digitaliseren van tekstdocumenten juist omdat het de minimale is die goede compatibiliteit met OCR garandeert (NARA, 1998/geldend).

Boven de 600 DPI merk je de verbetering bij tekst zelden en wordt het bestand enorm. Bij documenten met platte tekst is het verschil tussen 300 en 600 DPI meestal minimaal met het oog, maar de bestandsgrootte schiet omhoog, dus 300 is de sweet spot voor de meeste gevallen.

Bij Star Toner scannen we dagelijks leveringsbonnen, facturen en documentatie van onze eigen partijen compatibele voordat we ze verkopen. Met wat we hebben gezien: voor gewoon papierwerk lost 300 DPI en PDF 95% op van wat binnenkomt. We gaan alleen naar 600 als er een piepkleine handtekening, een wazig stempel of een code is die we met een loep moeten lezen. En ja, een vuil glas is meer te zien op de kopie dan mensen denken.

Verbruikt scannen inkt of toner?

Nee. Scannen zet alleen de lamp en de optische sensor van de scanner aan: het verbruikt geen inkt, geen toner, geen papier. Het verbruiksartikel gaat alleen op wanneer je print. Daarom is digitaliseren de goedkoopste manier om een document te bewaren en te delen: nul kosten per kopie.

Printen verbruikt echter wel, en daar doet de rekening pijn als je altijd originele koopt. Wanneer het tijd is om bij te vullen, vind je in de catalogus van best verkochte toner en inkt van Star Toner gecertificeerde compatibele met 3 jaar wettelijke garantie.

Tips voor een goede scan

• Reinig het glas van de scanner met een zachte doek: stof en vingerafdrukken komen op de kopie. Zie je herhaalde strepen of vlekken, dan is het bijna altijd een vuil glas (anders dan de strepen bij het printen, die we behandelen in mijn printer print met strepen).
• Sluit de klep goed zodat het document plat en zonder schaduwen ligt.
• Gebruik PDF voor documenten en JPG voor foto's.
• Als je de tekst van het gescande document moet doorzoeken of kopiëren, activeer dan OCR (tekstherkenning) in de app van de fabrikant. De PDF is de enige van de twee formaten die die doorzoekbare tekst opslaat (CZUR, 2024).

Veelgestelde vragen

Hoe scan ik een document met de printer?

Leg het document met de bedrukte kant naar beneden op het glas van de scanner. Gebruik vanaf de computer de app Windows Scan of, in Mac, Printers en scanners → Scanner → Open scanner. Kies formaat (PDF of JPG) en druk op Scannen. Je kunt ook scannen vanaf de app van de fabrikant op de mobiel of rechtstreeks vanaf het paneel van de printer. De NARA raadt 300 DPI aan voor tekst (NARA, geldend).

Hoe scan ik vanaf de mobiel?

Met de app van de fabrikant (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT, Brother iPrint&Scan): je legt het document in de printer en drukt op Scannen in de app. De mobiel en de printer moeten op hetzelfde wifinetwerk zitten (Brother, 2024). Voor een snelle kopie zonder printer scannen de app Bestanden van de iPhone en Google Drive op Android met de camera en slaan ze een PDF op.

Kan ik rechtstreeks naar mijn e-mail scannen?

Ja, als je multifunctioneel een scherm heeft en de functie "Scannen naar e-mail". Je moet eenmalig de e-mailserver configureren in de instellingen (in HP, via de geïntegreerde webserver EWS) en, bij veel modellen, moet de printer in het netwerk zitten: de via USB verbonden printers ondersteunen scannen naar e-mail niet (HP Support, 2024).

Welke resolutie moet ik gebruiken om te scannen?

Voor tekstdocumenten is 200–300 DPI voldoende en genereert het lichte bestanden; de NARA legt 300 DPI vast als master vanwege de compatibiliteit met OCR (NARA, geldend). Voor foto's of documenten die je gaat vergroten, gebruik 600 DPI. Boven de 600 merk je nauwelijks verbetering bij tekst en wordt het bestand erg zwaar.

Verbruikt scannen inkt of toner?

Nee. Scannen gebruikt alleen de lamp en de sensor van de scanner: het verbruikt geen inkt, toner of papier. Het verbruiksartikel gaat alleen op bij het printen, dus digitaliseren heeft nul kosten per kopie. Wanneer het wel tijd is om bij te vullen, bekijk het in de catalogus van compatibele van Star Toner.

Mijn printer scant niet, wat controleer ik?

Controleer of het een multifunctionele printer is (niet allemaal scannen), of de computer of de mobiel op hetzelfde netwerk zit als de printer, en of de driver of de app van de fabrikant geïnstalleerd is. Herstart de printer en, als je een kabel gebruikt, probeer een andere USB-poort. In HP activeer je bovendien "Scannen naar computer" in HP Smart (HP Support, 2024).

---

Lees verder bij Star Toner

• Hoe je print vanaf de mobiel: gids Android en iPhone
• Hoe je de printer verbindt met wifi
• De printer print niet hoewel hij inkt heeft
• Mijn printer print met strepen
• Catalogus van best verkochte toner en inkt

Bronnen

• NARA — Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials (300 DPI voor tekst en OCR) — https://www.archives.gov/files/preservation/technical/guidelines-1998.pdf
• HP Support — How to scan with an HP printer (scannen naar computer, paneel, formaat PDF/JPG) — https://support.hp.com/us-en/document/ish_2275901-2074064-16
• HP Support — Set up Scan to Email (vereist netwerk; USB ondersteunt scannen naar e-mail niet; EWS) — https://support.hp.com/us-en/document/ish_6185297-6063300-16
• Epson — Starting a Scan from a Smart Device (Epson Smart Panel) — https://files.support.epson.com/docid/cpd5/cpd59021/source/scanners/source/scanning_software/tasks/starting_scan_smartpanel.html
• Brother — Print or scan using Brother iPrint&Scan for mobile devices — https://support.brother.com/g/b/faqend.aspx?c=us&lang=en&prod=ads2500we_us&faqid=faq00100022_000
• CZUR TECH — Best File Format for Storing Scanned Documents (PDF vs JPG, OCR, archief) — https://shop.czur.com/blogs/blog/which-is-the-best-file-format-for-storing-scanned-documents

---

Laatste update: juli 2026. Star Toner, Almacén Central, Calle Océano Atlántico 38, 11379 Los Barrios, Cádiz. CHICTRATEC S.L. (NIF B72834534), onderdeel van de Grupo Recycop, opgericht in 1998.