Dokumente mit dem Drucker scannen: Schritt für Schritt

Zusammenfassung: Zum Scannen eines Dokuments brauchst du nur einen Multifunktionsdrucker (mit Scanner). Du kannst es vom Computer aus (mit dem Windows- oder Mac-Tool), vom Handy aus (mit der Hersteller-App oder der Kamera) machen und es direkt an eine E-Mail, einen Netzwerkordner oder einen USB-Stick senden. Dieser Leitfaden deckt alle Methoden Schritt für Schritt ab, wie du mehrere Seiten in einem einzigen PDF zusammenfügst und welche Auflösung du wählen solltest.

Scannen verwandelt ein Papier in eine digitale Datei: ein PDF zum Archivieren eines Vertrags, ein Bild einer Rechnung, eine Kopie eines Ausweises. Wenn dein Drucker ein Multifunktionsgerät ist – er hat einen Scannerdeckel oder einen Dokumenteneinzug oben –, hast du bereits alles Nötige. Gehen wir jeden Weg durch, ohne Umschweife.

Kernpunkte

• Jeder Multifunktionsdrucker (druckt + scannt) reicht; ein Drucker, der "nur druckt", kann nicht scannen.
• Für Text, den du archivieren oder senden willst, ist 300 DPI der Standard: Es ist die Auflösung, die die NARA (Nationalarchiv der USA) als Master zum Digitalisieren von Dokumenten und für OCR-Kompatibilität festlegt (NARA, 1998/gültige Rev.).
• Nutze PDF für Dokumente und JPG nur für Fotos: Das PDF erlaubt mehrere Seiten und durchsuchbaren Text per OCR.
• Du kannst ohne Computer scannen: an E-Mail, an Netzwerkordner oder an USB direkt vom Bedienfeld aus.
• Scannen verbraucht weder Tinte noch Toner. Nur das gedruckte Papier verbraucht Verbrauchsmaterial.

Scannen bedeutet, ein Bild eines Papiers mit dem optischen Sensor des Scanners zu erfassen und es als Datei (PDF oder Bild) zu speichern. Es druckt nichts, verbraucht kein Verbrauchsmaterial: Es liest nur.

Was brauche ich, bevor ich mit dem Scannen beginne?

Zuerst bestätige, dass dein Gerät scannen kann und das Dokument richtig aufgelegt ist. Die meisten "scannt nicht"-Fehler lösen sich hier: falsches Gerät, falsch aufgelegtes Blatt oder Gerät außerhalb des Netzwerks. Prüfe diese drei Punkte und du sparst dir die Hälfte der Probleme.

• Bestätige, dass dein Drucker ein Multifunktionsgerät ist (druckt und scannt). Wenn er nur druckt, kann er nicht scannen, egal wie viele Apps du installierst.
• Lege das Dokument mit der Vorderseite nach unten auf das Glas, ausgerichtet an der markierten Ecke; oder mit der Vorderseite nach oben in den automatischen Einzug (ADF), wenn du mehrere Blätter scannen willst.
• Zum Scannen an den Computer oder das Handy müssen beide im selben WLAN wie der Drucker sein (oder per USB-Kabel verbunden). Wenn du nicht weißt, ob er im Netzwerk ist, schau dir unseren Leitfaden wie man den Drucker mit dem WLAN verbindet an.

Der ADF (automatische Dokumenteneinzug) ist das obere Fach, in dem du mehrere Blätter stapelst, damit der Drucker sie eines nach dem anderen scannt, ohne dass du sie von Hand wechseln musst.

Wie scanne ich vom Computer aus (Windows und Mac)?

Vom Computer hast du zwei Wege: das Tool, das das Betriebssystem schon mitbringt, oder die Hersteller-App. Für einen schnellen Scan reicht das des Systems. Wenn du OCR oder Feineinstellungen brauchst, greif zur offiziellen App (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon IJ Scan Utility, Brother iPrint&Scan), die mehr Kontrolle bietet.

Unter Windows

1. Öffne die Anwendung Windows-Scan (kostenlos im Microsoft Store) oder Windows-Fax und -Scan, das bereits enthalten ist.
2. Wähle deinen Drucker, die Quelle (Glas oder Einzug), die Farbe und das Dateiformat (PDF oder JPG).
3. Klicke auf Vorschau, um den Ausschnitt anzupassen, und dann auf Scannen.
4. Die Datei wird im Ordner Gescannte Dokumente oder in dem gespeichert, den du wählst.

Bei HP-Geräten muss man zum Scannen an den Computer zuerst die Option "An Computer scannen" über HP Printer Assistant oder die App HP Smart aktivieren; dann wählst du am Bedienfeld des Druckers den PC und drückst Senden (HP Support, 2024).

Unter Mac

1. Öffne Systemeinstellungen → Drucker & Scanner und wähle deinen Drucker.
2. Klicke auf Scanner → Scanner öffnen.
3. Wähle Ziel, Format und Auflösung und klicke auf Scannen.

Die Hersteller-App scannt ebenfalls vom Computer aus und bietet meist mehr Optionen, etwa die Texterkennung (OCR). Wenn das Gerät eines Tages gut druckt, aber nicht scannt, ist das nicht ungewöhnlich: Es sind zwei verschiedene Wege, und manchmal fällt nur das Scannen aus, obwohl das Drucken einwandfrei läuft (schau dir der Drucker druckt nicht, obwohl er Tinte hat an, falls du außerdem Ärger mit dem Drucken hast).

Wie scanne ich vom Handy aus?

Vom Handy gibt es je nach benötigter Qualität zwei Wege: die Hersteller-App, die den echten Scanner des Druckers nutzt, oder die Kamera des Telefons für eine schnelle Kopie. Die offizielle App liefert ein besseres Ergebnis, weil sie mit dem Sensor des Multifunktionsgeräts digitalisiert, nicht mit einem Foto.

• Mit der Hersteller-App. HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT oder Brother iPrint&Scan enthalten eine Scan-Funktion: Du legst das Dokument in den Drucker, drückst Scannen in der App und die Datei kommt aufs Handy. Das ist die beste Qualität. Brother bestätigt es in seiner Dokumentation: Mit iPrint&Scan kann man direkt in das Album des Handys scannen und speichern, es per E-Mail senden oder in einer anderen App öffnen, sofern das Telefon im selben WLAN wie das Gerät ist (Brother, 2024). Epson erlaubt dasselbe mit Smart Panel von einem Smartphone oder Tablet, das mit demselben Netzwerk verbunden ist (Epson, 2024).
• Mit der Handykamera. Für eine schnelle Kopie, ohne den Drucker zu benutzen: Die App Dateien des iPhone und Google Drive auf Android scannen mit der Kamera, schneiden zu und richten das Dokument gerade und speichern es als PDF. Praktisch, wenn auch mit weniger Qualität als der echte Scanner.

Mehr Druck- und Scan-Optionen vom Telefon aus in unserem Leitfaden wie man vom Handy aus druckt.

Scannen vom Handy, kurz gefasst: Die offiziellen Apps (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT, Brother iPrint&Scan) nutzen den physischen Scanner des Druckers und speichern die Datei auf dem Telefon oder senden sie per E-Mail, sofern Handy und Drucker dasselbe WLAN teilen (Brother, 2024). Die Handykamera taugt für den Notfall, kommt aber nicht an den Sensor des Scanners heran.

Wie scanne ich direkt an E-Mail, Ordner oder USB?

Multifunktionsdrucker mit Display erlauben das Scannen ohne Computer, indem man das Ziel direkt am Bedienfeld wählt. Das ist im Büro am bequemsten: Du legst das Blatt auf, tippst das Ziel an und fertig. Achtung auf ein Detail: Das Scannen an E-Mail verlangt meist, dass der Drucker im Netzwerk ist, nicht per USB verbunden.

Ziel	Wie es funktioniert
An E-Mail scannen	Der Drucker sendet das Dokument als Anhang an die von dir angegebene Adresse. Erfordert, die E-Mail einmal in den Einstellungen des Druckers einzurichten.
An Netzwerkordner scannen	Speichert die Datei in einem freigegebenen Ordner des Computers oder Servers. Ideal in Büros.
An USB scannen	Du steckst einen USB-Stick in den vorderen Anschluss des Druckers und das Dokument wird direkt darauf gespeichert. Die einfachste Option, ohne Einrichtung.

Ein Hinweis, den kaum jemand liest, bis es hakt: Bei vielen HP-Modellen funktioniert das Scannen an E-Mail nur mit einem am Netzwerk verbundenen Drucker; per USB angeschlossene Drucker unterstützen "An E-Mail scannen" nicht, und man muss zuvor den E-Mail-Server im integrierten Webserver (EWS) des Geräts einrichten (HP Support, 2024). Wenn du das Schnellste und ohne jegliche Einrichtung suchst, scanne an USB.

An USB scannen, ohne Umstände: Von den drei Zielen "ohne Computer" ist USB das einzige, das keine vorherige Einrichtung verlangt. Du steckst den Stick in den vorderen Anschluss, tippst am Bedienfeld auf "An USB scannen" und das PDF wird im Speicher abgelegt. Das Scannen an E-Mail hingegen verlangt einen Drucker im Netzwerk und den im EWS eingerichteten E-Mail-Server (HP Support, 2024).

Wie scanne ich mehrere Seiten in ein einziges PDF?

Um ein mehrseitiges Dokument in einer einzigen Datei zusammenzufassen, ist der Trick, vor dem Scannen das Format PDF zu wählen und, falls du keinen Einzug hast, die Option für den Mehrfachscan zu nutzen. Mit ADF ist es automatisch; mit dem Glas gehst du Blatt für Blatt vor und die App fügt sie am Ende zusammen. Nutze dafür nie JPG: Das JPG speichert nur eine Seite.

• Mit automatischem Einzug (ADF): Lege alle Blätter in das obere Fach, wähle das Format PDF und der Drucker fügt sie selbst zusammen.
• Mit dem Glas: Wähle in der App oder im Scan-Tool das Format PDF und die Option "Seite hinzufügen" oder "Mehrfachscan": Du scannst Blatt für Blatt und am Ende werden alle im selben PDF gespeichert.

PDF ist das für Dokumente gedachte Format: Es erlaubt mehrere Seiten, behält das Layout bei und ermöglicht durchsuchbaren Text per OCR. JPG (JPEG) ist ein einseitiges Bildformat, für Fotos gemacht; sein Text ist weder markierbar noch durchsuchbar, es sei denn, du wendest OCR separat an.

Welche Auflösung (DPI) soll ich zum Scannen verwenden?

Für Text, den du archivieren oder senden willst, reichen 200–300 DPI und erzeugen leichte Dateien. Für ein Foto oder etwas, das du vergrößern willst, geh auf 600 DPI. Das ist keine Hausregel: Die NARA legt 300 DPI als Master-Auflösung für die Digitalisierung von Textdokumenten fest, gerade weil es die Mindestauflösung ist, die gute OCR-Kompatibilität garantiert (NARA, 1998/gültig).

Über 600 DPI hinaus ist die Verbesserung bei Text selten erkennbar und die Datei wird riesig. Bei reinem Textdokument ist der Unterschied zwischen 300 und 600 DPI mit bloßem Auge meist minimal, aber die Dateigröße schnellt hoch, also ist 300 der Sweet Spot für die meisten Fälle.

Bei Star Toner scannen wir täglich Lieferscheine, Rechnungen und Unterlagen unserer eigenen Kompatibel-Chargen, bevor wir sie verkaufen. Nach dem, was wir gesehen haben: Für normale Papiere löst 300 DPI und PDF 95 % dessen, was reinkommt. Wir gehen nur auf 600, wenn es eine winzige Unterschrift, einen verschwommenen Stempel oder einen Code gibt, den wir mit der Lupe lesen müssen. Und ja, schmutziges Glas fällt in der Kopie stärker auf, als die Leute glauben.

Verbraucht Scannen Tinte oder Toner?

Nein. Scannen schaltet nur die Lampe und den optischen Sensor des Scanners ein: Es verbraucht weder Tinte noch Toner noch Papier. Das Verbrauchsmaterial wird nur verbraucht, wenn du druckst. Deshalb ist das Digitalisieren die günstigste Art, ein Dokument aufzubewahren und zu teilen: null Kosten pro Kopie.

Drucken verbraucht allerdings sehr wohl, und genau da tut die Rechnung weh, wenn du immer Originale kaufst. Wenn es ans Nachfüllen geht, findest du im Katalog der meistverkauften Toner und Tinten von Star Toner zertifizierte Kompatible mit 3 Jahren gesetzlicher Gewährleistung.

Tipps für einen guten Scan

• Reinige das Glas des Scanners mit einem weichen Tuch: Staub und Fingerabdrücke landen in der Kopie. Wenn du wiederkehrende Streifen oder Flecken siehst, ist es fast immer schmutziges Glas (anders als die Streifen beim Drucken, die wir in mein Drucker druckt mit Streifen behandeln).
• Schließe den Deckel gut, damit das Dokument flach und ohne Schatten liegt.
• Nutze PDF für Dokumente und JPG für Fotos.
• Wenn du den Text des gescannten Dokuments durchsuchen oder kopieren musst, aktiviere OCR (Texterkennung) in der Hersteller-App. Das PDF ist das einzige der beiden Formate, das diesen durchsuchbaren Text speichert (CZUR, 2024).

Häufige Fragen

Wie scanne ich ein Dokument mit dem Drucker?

Lege das Dokument mit der Vorderseite nach unten auf das Glas des Scanners. Vom Computer aus nutze die App Windows-Scan oder unter Mac Drucker & Scanner → Scanner → Scanner öffnen. Wähle das Format (PDF oder JPG) und drücke Scannen. Du kannst auch von der Hersteller-App am Handy oder direkt am Bedienfeld des Druckers scannen. Die NARA empfiehlt 300 DPI für Text (NARA, gültig).

Wie scanne ich vom Handy aus?

Mit der Hersteller-App (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT, Brother iPrint&Scan): Du legst das Dokument in den Drucker und drückst Scannen in der App. Handy und Drucker müssen im selben WLAN sein (Brother, 2024). Für eine schnelle Kopie ohne Drucker scannen die App Dateien des iPhone und Google Drive auf Android mit der Kamera und speichern ein PDF.

Kann ich direkt an meine E-Mail scannen?

Ja, wenn dein Multifunktionsgerät ein Display und die Funktion "An E-Mail scannen" hat. Man muss einmal den E-Mail-Server in den Einstellungen einrichten (bei HP über den integrierten Webserver EWS) und bei vielen Modellen muss der Drucker im Netzwerk sein: Die per USB verbundenen unterstützen das Scannen an E-Mail nicht (HP Support, 2024).

Welche Auflösung soll ich zum Scannen verwenden?

Für Textdokumente reichen 200–300 DPI und erzeugen leichte Dateien; die NARA legt 300 DPI als Master wegen der OCR-Kompatibilität fest (NARA, gültig). Für Fotos oder Dokumente, die du vergrößern willst, nutze 600 DPI. Über 600 hinaus ist die Verbesserung bei Text kaum erkennbar und die Datei wird sehr schwer.

Verbraucht Scannen Tinte oder Toner?

Nein. Scannen nutzt nur die Lampe und den Sensor des Scanners: Es verbraucht weder Tinte noch Toner noch Papier. Das Verbrauchsmaterial wird nur beim Drucken verbraucht, also hat das Digitalisieren null Kosten pro Kopie. Wenn es doch ans Nachfüllen geht, schau im Kompatibel-Katalog von Star Toner.

Mein Drucker scannt nicht, was prüfe ich?

Prüfe, ob es ein Multifunktionsdrucker ist (nicht alle scannen), ob Computer oder Handy im selben Netzwerk wie der Drucker sind und ob der Treiber oder die Hersteller-App installiert ist. Starte den Drucker neu und probiere, falls du ein Kabel nutzt, einen anderen USB-Anschluss. Aktiviere bei HP zusätzlich "An Computer scannen" in HP Smart (HP Support, 2024).

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Weiterlesen bei Star Toner

• Wie man vom Handy aus druckt: Leitfaden für Android und iPhone
• Wie man den Drucker mit dem WLAN verbindet
• Der Drucker druckt nicht, obwohl er Tinte hat
• Mein Drucker druckt mit Streifen
• Katalog der meistverkauften Toner und Tinten

Quellen

• NARA — Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials (300 DPI para texto y OCR) — https://www.archives.gov/files/preservation/technical/guidelines-1998.pdf
• HP Support — How to scan with an HP printer (escanear al equipo, panel, formato PDF/JPG) — https://support.hp.com/us-en/document/ish_2275901-2074064-16
• HP Support — Set up Scan to Email (requiere red; USB no admite escanear a correo; EWS) — https://support.hp.com/us-en/document/ish_6185297-6063300-16
• Epson — Starting a Scan from a Smart Device (Epson Smart Panel) — https://files.support.epson.com/docid/cpd5/cpd59021/source/scanners/source/scanning_software/tasks/starting_scan_smartpanel.html
• Brother — Print or scan using Brother iPrint&Scan for mobile devices — https://support.brother.com/g/b/faqend.aspx?c=us&lang=en&prod=ads2500we_us&faqid=faq00100022_000
• CZUR TECH — Best File Format for Storing Scanned Documents (PDF vs JPG, OCR, archivo) — https://shop.czur.com/blogs/blog/which-is-the-best-file-format-for-storing-scanned-documents

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Letzte Aktualisierung: Juli 2026. Star Toner, Almacén Central, Calle Océano Atlántico 38, 11379 Los Barrios, Cádiz. CHICTRATEC S.L. (NIF B72834534), Teil der 1998 gegründeten Grupo Recycop.