Personne scannant un document sur une imprimante multifonction
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Comment scanner des documents avec l'imprimante, étape par étape

Actualizado 18 julio 2026

Résumé : Pour scanner un document, il vous faut seulement une imprimante multifonction (avec scanner). Vous pouvez le faire depuis l'ordinateur (avec l'outil de Windows ou de Mac), depuis le mobile (avec l'appli du fabricant ou l'appareil photo), et l'envoyer directement vers un e-mail, un dossier réseau ou une clé USB. Ce guide couvre toutes les méthodes étape par étape, comment réunir plusieurs pages dans un seul PDF et quelle résolution choisir.

Scanner transforme un papier en fichier numérique : un PDF pour archiver un contrat, une image d'une facture, une copie d'une pièce d'identité. Si votre imprimante est multifonction, elle a un capot de scanner ou un chargeur de documents sur le dessus, vous avez déjà tout ce qu'il faut. Passons chaque voie en revue, sans détour.

Points clés

  • N'importe quelle imprimante multifonction (imprime + scanne) convient ; une imprimante "impression seule" ne peut pas scanner.
  • Pour du texte que vous allez archiver ou envoyer, 300 DPI est le standard : c'est la résolution que la NARA (Archives nationales des États-Unis) fixe comme maîtresse pour numériser des documents et rester compatible avec l'OCR (NARA, 1998/rév. en vigueur).
  • Utilisez le PDF pour les documents et le JPG uniquement pour les photos : le PDF admet plusieurs pages et du texte recherchable avec OCR.
  • Vous pouvez scanner sans ordinateur : vers un e-mail, un dossier réseau ou une clé USB depuis le panneau lui-même.
  • Scanner ne consomme ni encre ni toner. Seul le papier imprimé consomme du consommable.

Scanner, c'est capturer une image d'un papier avec le capteur optique du scanner et l'enregistrer comme fichier (PDF ou image). Cela n'imprime rien, ne consomme aucun consommable : cela ne fait que lire.

De quoi ai-je besoin avant de commencer à scanner ?

Avant tout, vérifiez que votre appareil peut scanner et que le document est bien placé. La plupart des pannes "ça ne scanne pas" se résolvent ici : mauvais appareil, feuille mal posée ou appareil hors réseau. Vérifiez ces trois points et vous vous épargnez la moitié des problèmes.

  • Confirmez que votre imprimante est multifonction (imprime et scanne). Si elle ne fait qu'imprimer, elle ne pourra pas scanner, même en installant des applis.
  • Placez le document face vers le bas sur la vitre, aligné sur le coin marqué ; ou face vers le haut dans le chargeur automatique (ADF) si vous scannez plusieurs feuilles.
  • Pour scanner vers l'ordinateur ou le mobile, les deux doivent être sur le même réseau Wi-Fi que l'imprimante (ou reliés par câble USB). Si vous ne savez pas si elle est en réseau, consultez notre guide comment connecter l'imprimante au Wi-Fi.

Le ADF (chargeur automatique de documents) est le bac supérieur où vous empilez plusieurs feuilles pour que l'imprimante les scanne l'une après l'autre sans que vous ayez à les changer à la main.

Comment scanner depuis l'ordinateur (Windows et Mac) ?

Depuis l'ordinateur, vous avez deux voies : l'outil déjà intégré au système d'exploitation, ou l'appli du fabricant. Pour un scan rapide, celui du système suffit. Si vous avez besoin de l'OCR ou de réglages fins, passez par l'appli officielle (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon IJ Scan Utility, Brother iPrint&Scan), qui offre plus de contrôle.

Sur Windows

  1. Ouvrez l'application Scanner Windows (gratuite sur le Microsoft Store) ou Télécopie et numérisation Windows, déjà inclus.
  2. Sélectionnez votre imprimante, le type de source (vitre ou chargeur), la couleur et le format de fichier (PDF ou JPG).
  3. Appuyez sur Aperçu pour ajuster le cadrage puis sur Numériser.
  4. Le fichier s'enregistre dans le dossier Numérisations ou dans celui que vous choisissez.

Sur les appareils HP, pour scanner vers l'ordinateur il faut d'abord activer l'option "Numériser vers l'ordinateur" depuis HP Printer Assistant ou l'appli HP Smart ; ensuite vous choisissez le PC sur le panneau de l'imprimante et appuyez sur Envoyer (HP Support, 2024).

Sur Mac

  1. Ouvrez Réglages Système → Imprimantes et scanners et sélectionnez votre imprimante.
  2. Appuyez sur Scanner → Ouvrir le scanner.
  3. Choisissez la destination, le format et la résolution, puis appuyez sur Numériser.

L'appli du fabricant scanne aussi depuis l'ordinateur et offre en général plus d'options, comme la reconnaissance de texte (OCR). Si un jour l'appareil imprime bien mais ne scanne pas, ce n'est pas rare : ce sont deux voies distinctes, et parfois seul le scan flanche même si l'impression va bien (voyez l'imprimante n'imprime pas alors qu'elle a de l'encre si vous avez aussi des soucis d'impression).

Comment scanner depuis le mobile ?

Depuis le mobile, il y a deux façons selon la qualité voulue : l'appli du fabricant, qui utilise le vrai scanner de l'imprimante, ou l'appareil photo du téléphone pour une copie rapide. L'appli officielle donne un meilleur résultat car elle numérise avec le capteur de la multifonction, pas avec une photo.

  • Avec l'appli du fabricant. HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT ou Brother iPrint&Scan intègrent une fonction de scan : vous placez le document dans l'imprimante, appuyez sur Scanner dans l'appli et le fichier arrive sur le mobile. C'est la meilleure qualité. Brother le confirme dans sa documentation : iPrint&Scan permet de scanner et d'enregistrer directement dans l'album du mobile, de l'envoyer par e-mail ou de l'ouvrir dans une autre appli, à condition que le téléphone soit sur le même réseau Wi-Fi que la machine (Brother, 2024). Epson permet la même chose avec Smart Panel depuis un smartphone ou une tablette connectés au même réseau (Epson, 2024).
  • Avec l'appareil photo du mobile. Pour une copie rapide sans utiliser l'imprimante : l'appli Fichiers de l'iPhone et Google Drive sur Android scannent avec l'appareil photo, recadrent et redressent le document et l'enregistrent en PDF. Pratique, même si de moindre qualité que le vrai scanner.

Plus d'options d'impression et de scan depuis le téléphone dans notre guide comment imprimer depuis le mobile.

Le scan depuis le mobile, en bref : les applis officielles (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT, Brother iPrint&Scan) utilisent le scanner physique de l'imprimante et enregistrent le fichier sur le téléphone ou l'envoient par e-mail, à condition que mobile et imprimante partagent le réseau Wi-Fi (Brother, 2024). L'appareil photo du mobile dépanne, mais n'égale pas le capteur du scanner.

Comment scanner directement vers un e-mail, un dossier ou une clé USB ?

Les imprimantes multifonctions avec écran permettent de scanner sans ordinateur, en choisissant la destination sur le panneau lui-même. C'est le plus commode au bureau : vous posez la feuille, touchez la destination et c'est fait. Attention à un détail : le scan vers e-mail exige en général que l'imprimante soit en réseau, pas reliée en USB.

Destination Comment ça marche
Scanner vers e-mail L'imprimante envoie le document en pièce jointe à l'adresse indiquée. Nécessite de configurer l'e-mail une fois dans les réglages de l'imprimante.
Scanner vers dossier réseau Enregistre le fichier dans un dossier partagé de l'ordinateur ou du serveur. Idéal au bureau.
Scanner vers USB Vous branchez une clé sur le port frontal de l'imprimante et le document s'y enregistre directement. L'option la plus simple et sans configuration.

Un avertissement que presque personne ne lit avant de se retrouver coincé : sur de nombreux modèles HP, le scan vers e-mail ne fonctionne qu'avec l'imprimante connectée au réseau ; les imprimantes branchées en USB n'acceptent pas le "Scanner vers e-mail", et il faut d'abord configurer le serveur de messagerie dans le serveur web intégré (EWS) de l'appareil (HP Support, 2024). Si vous cherchez le plus rapide et sans rien configurer, scannez vers USB.

Scanner vers USB, sans complications : des trois destinations "sans ordinateur", l'USB est la seule qui ne demande aucune configuration préalable. Vous insérez la clé dans le port frontal, touchez "Scanner vers USB" sur le panneau et le PDF s'enregistre en mémoire. Le scan vers e-mail, lui, exige une imprimante en réseau et le serveur de messagerie configuré dans l'EWS (HP Support, 2024).

Comment scanner plusieurs pages dans un seul PDF ?

Pour réunir un document de plusieurs feuilles dans un unique fichier, l'astuce est de choisir le format PDF avant de scanner et, si vous n'avez pas de chargeur, d'utiliser l'option de scan multiple. Avec l'ADF c'est automatique ; avec la vitre, vous allez feuille par feuille et l'appli les réunit à la fin. N'utilisez jamais le JPG pour cela : le JPG n'enregistre qu'une seule page.

  • Avec chargeur automatique (ADF) : placez toutes les feuilles dans le bac supérieur, choisissez le format PDF et l'imprimante les réunit toute seule.
  • Avec la vitre : dans l'appli ou l'outil de scan, choisissez le format PDF et l'option "ajouter une page" ou "scan multiple" : vous scannez feuille par feuille et à la fin tout est enregistré dans le même PDF.

Le PDF est le format pensé pour les documents : il admet plusieurs pages, conserve la mise en page et permet du texte recherchable avec OCR. Le JPG (JPEG) est un format d'image d'une seule page, fait pour les photos ; son texte n'est ni sélectionnable ni recherchable à moins d'appliquer un OCR à part.

Quelle résolution (DPI) dois-je utiliser pour scanner ?

Pour du texte que vous allez archiver ou envoyer, 200-300 DPI suffit et génère des fichiers légers. Pour une photo ou quelque chose que vous allez agrandir, montez à 600 DPI. Ce n'est pas une règle maison : la NARA fixe 300 DPI comme résolution maîtresse pour numériser des documents texte précisément parce que c'est le minimum qui garantit une bonne compatibilité avec l'OCR (NARA, 1998/en vigueur).

Au-delà de 600 DPI, l'amélioration se remarque rarement sur le texte et le fichier devient énorme. Sur les documents en texte simple, la différence entre 300 et 600 DPI est en général minime à l'œil, mais la taille du fichier s'envole, donc 300 est le juste milieu pour la plupart des cas.

Chez Star Toner, nous scannons chaque jour des bons de livraison, des factures et la documentation de nos propres lots de compatibles avant de les vendre. D'après ce que nous avons vu : pour de la paperasse normale, 300 DPI et le PDF règlent 95 % de ce qui arrive. Nous ne montons à 600 que quand il y a une signature minuscule, un cachet flou ou un code que nous devons lire à la loupe. Et oui, la vitre sale se voit sur la copie plus que les gens ne le croient.

Scanner consomme-t-il de l'encre ou du toner ?

Non. Scanner allume seulement la lampe et le capteur optique du scanner : cela ne consomme ni encre, ni toner, ni papier. Le consommable ne s'use que lorsque vous imprimez. C'est pourquoi numériser est la façon la moins chère de conserver et de partager un document : zéro coût par copie.

Cela dit, imprimer consomme, et c'est là que la facture fait mal si vous achetez toujours des originaux. Quand il faudra réapprovisionner, dans le catalogue de toner et d'encres les plus vendus de Star Toner vous avez des compatibles certifiés avec 3 ans de garantie légale.

Conseils pour un bon scan

  • Nettoyez la vitre du scanner avec un chiffon doux : la poussière et les traces de doigts ressortent sur la copie. Si vous voyez des rayures ou des taches répétées, c'est presque toujours une vitre sale (différent des rayures à l'impression, qu'on traite dans mon imprimante imprime avec des rayures).
  • Fermez bien le capot pour que le document reste plat et sans ombres.
  • Utilisez le PDF pour les documents et le JPG pour les photos.
  • Si vous devez rechercher ou copier le texte du document scanné, activez l'OCR (reconnaissance de texte) dans l'appli du fabricant. Le PDF est le seul des deux formats à conserver ce texte recherchable (CZUR, 2024).

Questions fréquentes

Comment scanner un document avec l'imprimante ?

Placez le document face vers le bas sur la vitre du scanner. Depuis l'ordinateur, utilisez l'appli Scanner Windows ou, sur Mac, Imprimantes et scanners → Scanner → Ouvrir le scanner. Choisissez le format (PDF ou JPG) et appuyez sur Numériser. Vous pouvez aussi scanner depuis l'appli du fabricant sur le mobile ou directement depuis le panneau de l'imprimante. La NARA recommande 300 DPI pour le texte (NARA, en vigueur).

Comment scanner depuis le mobile ?

Avec l'appli du fabricant (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT, Brother iPrint&Scan) : vous placez le document dans l'imprimante et appuyez sur Scanner dans l'appli. Le mobile et l'imprimante doivent être sur le même réseau Wi-Fi (Brother, 2024). Pour une copie rapide sans imprimante, l'appli Fichiers de l'iPhone et Google Drive sur Android scannent avec l'appareil photo et enregistrent un PDF.

Puis-je scanner directement vers mon e-mail ?

Oui, si votre multifonction a un écran et la fonction "Scanner vers e-mail". Il faut configurer une fois le serveur de messagerie dans les réglages (chez HP, via le serveur web intégré EWS) et, sur de nombreux modèles, l'imprimante doit être en réseau : celles reliées en USB n'acceptent pas le scan vers e-mail (HP Support, 2024).

Quelle résolution dois-je utiliser pour scanner ?

Pour les documents texte, 200-300 DPI suffit et génère des fichiers légers ; la NARA fixe 300 DPI comme résolution maîtresse pour sa compatibilité avec l'OCR (NARA, en vigueur). Pour les photos ou les documents à agrandir, utilisez 600 DPI. Au-delà de 600, l'amélioration sur le texte est à peine perceptible et le fichier devient très lourd.

Scanner consomme-t-il de l'encre ou du toner ?

Non. Scanner utilise seulement la lampe et le capteur du scanner : cela ne consomme ni encre ni toner ni papier. Le consommable ne s'use qu'à l'impression, donc numériser a un coût nul par copie. Quand il faudra vraiment réapprovisionner, regardez dans le catalogue de compatibles de Star Toner.

Mon imprimante ne scanne pas, que dois-je vérifier ?

Vérifiez qu'il s'agit d'une imprimante multifonction (toutes ne scannent pas), que l'ordinateur ou le mobile sont sur le même réseau que l'imprimante, et que le pilote ou l'appli du fabricant sont installés. Redémarrez l'imprimante et, si vous utilisez un câble, essayez un autre port USB. Chez HP, activez en plus "Numériser vers l'ordinateur" dans HP Smart (HP Support, 2024).

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Sources

  • NARA — Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials (300 DPI pour texte et OCR) — https://www.archives.gov/files/preservation/technical/guidelines-1998.pdf
  • HP Support — How to scan with an HP printer (numériser vers l'ordinateur, panneau, format PDF/JPG) — https://support.hp.com/us-en/document/ish_2275901-2074064-16
  • HP Support — Set up Scan to Email (nécessite le réseau ; l'USB n'accepte pas le scan vers e-mail ; EWS) — https://support.hp.com/us-en/document/ish_6185297-6063300-16
  • Epson — Starting a Scan from a Smart Device (Epson Smart Panel) — https://files.support.epson.com/docid/cpd5/cpd59021/source/scanners/source/scanning_software/tasks/starting_scan_smartpanel.html
  • Brother — Print or scan using Brother iPrint&Scan for mobile devices — https://support.brother.com/g/b/faqend.aspx?c=us&lang=en&prod=ads2500we_us&faqid=faq00100022_000
  • CZUR TECH — Best File Format for Storing Scanned Documents (PDF vs JPG, OCR, archivage) — https://shop.czur.com/blogs/blog/which-is-the-best-file-format-for-storing-scanned-documents

Dernière mise à jour : juillet 2026. Star Toner, Almacén Central, Calle Océano Atlántico 38, 11379 Los Barrios, Cádiz. CHICTRATEC S.L. (NIF B72834534), membre du Grupo Recycop fondé en 1998.

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