Tóner para escolas e centros de explicações: como planificar o consumível de todo o ano letivo

O problema de um estabelecimento de ensino não é o preço do tónico

Uma escola que imprima 50.000 páginas por ano pode gastar 30 € ou 999 € em tónico sem mudar de fornecedor e sem negociar um único euro. A diferença não está no que paga por cartucho. Está em que máquinas fazem o trabalho.

É o padrão que se repete em quase todos os estabelecimentos: uma copiadora grande na secretaria, duas ou três a laser de secretária, alguma multifunções herdada na sala de professores e uma impressora doméstica em cada departamento que alguém trouxe de casa. Cada uma consome um cartucho diferente, com um rendimento diferente e um custo por página que pode variar 33 vezes entre a melhor e a pior.

Este guia serve para isso: para saber como planear o consumível de um estabelecimento de ensino para todo o ano letivo, o que comprar em setembro e porque razão consolidar a frota rende seis vezes mais do que qualquer desconto. Se o que procura são as condições de compra por volume ou o registo como distribuidor, tratamos disso separadamente em comprar tónico por grosso.

Consolidar a frota rende seis vezes mais do que o desconto

Num volume de 50.000 páginas por ano, mover o volume para as máquinas eficientes poupa 969 €. O melhor desconto por quantidade nas máquinas ineficientes poupa 150 €. Ambas as coisas somam, mas a ordem importa: primeiro decide-se onde se imprime, depois negoceia-se o preço.

A linha de baixo não é um produto exótico. É um toner de fotocopiadora de 25.000 páginas a 14,99 €, do tipo que já está instalado na máquina grande que a maioria dos centros tem na secretaria. O problema não é que não exista. É que o volume não passa por aí.

Num centro educativo, a decisão dispendiosa não é a quem compra o toner. É que impressora cada professor liga.

A consequência prática é incómoda mas muito rentável: as impressoras domésticas distribuídas pelos departamentos são a rubrica mais cara do orçamento de impressão, embora cada cartucho avulso pareça barato. Um cartucho de 1.000 páginas a 20 € parece pouca coisa numa fatura. Multiplicado pelo volume real de um ano letivo, não é.

O que comprar em setembro e o que deixar para janeiro

A compra de setembro deve cobrir até ao Natal com margem, e não o ano letivo todo. Comprar o ano inteiro de uma vez imobiliza orçamento e corre o risco de caducarem referências de máquinas que vão ser retiradas. Comprar mês a mês paga o prémio da urgência e fica de fora dos escalões de desconto.

O equilíbrio razoável num estabelecimento de ensino é comprar por trimestres, com uma unidade de reserva por cada referência crítica.

Uma nota sobre os tambores, que é o consumível que mais se esquece na planificação de um estabelecimento de ensino. Um tambor rende cerca de 15.500 páginas em média, ou seja, aguenta pouco mais de cinco tóners antes de ser necessário substituí-lo. Se em setembro compra tóner mas nunca tambores, o problema aparece a meio do ano letivo sob a forma de riscas e manchas que ninguém sabe explicar.

Os escalões de quantidade, aplicados a uma encomenda de estabelecimento de ensino

O desconto por quantidade aplica-se apenas no carrinho, por linha de produto, a partir da segunda unidade. Não é preciso pedir orçamento, nem registar-se, nem telefonar. Para um estabelecimento de ensino que compra por trimestres, atingir o escalão superior é quase automático.

Dois pormenores que convém conhecer antes de montar a encomenda. O desconto conta unidades por linha de produto, e não pelo total do carrinho: dez unidades da mesma referência entram no escalão de 15 %, ao passo que dez referências distintas de uma unidade cada uma não. E os packs ficam excluídos, porque já trazem o desconto aplicado no preço.

Sobre o envio: em Portugal continental é gratuito a partir de 49 €, valor que uma encomenda trimestral de centro ultrapassa sem esforço. Abaixo disso, a partir de 4,57 €.

Academias e centros pequenos: o caso que mais se repete

Numa academia o padrão é diferente do de um colégio: menos máquinas, mais volume por máquina e muito material repetido. Fichas de reforço, exames de revisão, sebentas por aluno. É impressão intensiva a preto e branco em poucas referências, que é precisamente o cenário onde o custo por página manda.

Com esse perfil, a recomendação é direta: uma única laser monocromática com toner de alto rendimento, e todo o volume a passar por ela. Com um toner de 3.000 páginas a 12,98 €, imprimir 10.000 páginas de material didático num ano letivo custa cerca de 43 € de toner, mais o tambor amortizado.

Se além disso for preciso decidir que máquina comprar, a comparação entre laser, jato de tinta e depósito está em que impressora comprar para estudar, e aplica-se da mesma forma a uma sala de aula pequena.

O erro clássico nas academias é o oposto: duas ou três multifunções de jato de tinta baratas espalhadas pelas salas, porque a máquina custava 60 €. Com cartuchos de 550 páginas, essas mesmas 10.000 páginas vão acima de 40 € apenas em tinta por ano e obrigam a estar a reabastecer constantemente a meio de uma aula.

Quem paga: centro, AMPA ou famílias

Quando a despesa de impressão é repartida entre o centro e a AMPA (associação de pais), o que costuma falhar não é o orçamento, mas sim o facto de ninguém ter o valor por página. Sem esse dado, qualquer conversa sobre quem paga o quê transforma-se numa discussão sobre perceções.

O valor é fácil de obter e desativa a discussão: preço do cartucho dividido pelo respetivo rendimento declarado, multiplicado pelas páginas do trimestre. Com isso, é possível repartir por utilização real em vez de por estimativa, e decidir com base em dados se compensa que o centro imprima determinado material ou que este seja enviado em formato digital.

Em muitos centros, a conclusão de fazer essa conta é que o consumível é uma rubrica menor comparada com o papel e com o tempo do pessoal. Isso também é uma resposta útil: significa que o esforço de gestão deve ser direcionado para reduzir páginas impressas e consolidar máquinas, e não para procurar o cartucho um euro mais barato.