Tòner per a escoles i acadèmies: com planificar el consumible de tot el curs

El problema d'un centre no és el preu del tòner

Un col·legi que imprimeix 50.000 pàgines a l'any pot gastar 30 € o 999 € en tòner sense canviar de proveïdor i sense negociar ni un euro. La diferència no està en el que paga per cartutx. Està en quines màquines fan la feina.

És el patró que es repeteix en gairebé tots els centres: una copiadora gran a secretaria, dos o tres làsers de sobretaula a la cap d'estudis, alguna multifunció heretada a la sala de professors i una impressora domèstica a cada departament que algú va portar de casa. Cadascuna empassa un cartutx diferent, amb un rendiment diferent i un cost per pàgina que pot variar 33 vegades entre la millor i la pitjor.

Aquesta guia va d'això: de com planificar el consumible d'un centre per a tot el curs, què comprar al setembre i per què consolidar la flota rendeix sis vegades més que qualsevol descompte. Si el que busques són les condicions de compra per volum o l'alta de distribuïdor, ho tractem a part a comprar tòner a l'engròs.

Consolidar la flota rendeix sis vegades més que el descompte

Sobre 50.000 pàgines a l'any, moure el volum a les màquines eficients estalvia 969 €. El millor descompte per quantitat sobre les màquines ineficients estalvia 150 €. Les dues coses se sumen, però l'ordre importa: primer es decideix on s'imprimeix i després es negocia el preu.

La fila de baix no és un producte exòtic. És un tòner de copiadora de 25.000 pàgines a 14,99 €, del tipus que ja està muntat a la màquina gran que la majoria de centres tenen a secretaria. El problema no és que no existeixi. És que el volum no hi passa.

En un centre educatiu, la decisió cara no és a qui compres el tòner. És quina impressora encén cada professor.

La conseqüència pràctica és incòmoda però molt rendible: les impressores domèstiques repartides pels departaments són la partida més cara del pressupost d'impressió, tot i que cada cartutx solt sembli barat. Un cartutx d'1.000 pàgines a 20 € sembla poca cosa en una factura. Multiplicat pel volum real d'un curs, no ho és.

Què comprar al setembre i què deixar per al gener

La compra de setembre ha de cobrir fins a Nadal amb marge, no tot el curs. Comprar l'any sencer de cop immobilitza pressupost i arrisca que caducin referències de màquines que es retiraran. Comprar mes a mes paga la prima de l'urgència i queda fora dels trams de descompte.

L'equilibri raonable en un centre és comprar per trimestres, amb una unitat de reserva per cada referència crítica.

Una nota sobre els tambors, que és el consumible que més s'oblida en la planificació d'un centre. Un tambor rendeix unes 15.500 pàgines de mediana, és a dir, aguanta una mica més de cinc tòners abans de tocar canviar-lo. Si al setembre compres tòner però mai tambors, el problema apareix a mig curs en forma de ratlles i taques que ningú sap explicar.

Els trams de quantitat, aplicats a una comanda de centre

El descompte per quantitat s'aplica sol al carret, per línia de producte, a partir de la segona unitat. No cal demanar pressupost, ni donar-se d'alta, ni trucar per telèfon. Per a un centre que compra per trimestres, arribar al tram alt és gairebé automàtic.

Dos detalls que convé conèixer abans de preparar la comanda. El descompte compta unitats per línia de producte, no pel total del carret: deu unitats de la mateixa referència entren al tram del 15 %, mentre que deu referències diferents d'una unitat cada una no. I els packs queden exclosos, perquè ja porten el descompte aplicat al preu.

Sobre l'enviament: a la península és gratuït a partir de 49 €, xifra que una comanda trimestral de centre supera sense esforç. Per sota, des de 4,57 €.

Acadèmies i centres petits: el cas que més es repeteix

En una acadèmia el patró és diferent del d'un col·legi: menys màquines, més volum per màquina i molt material repetit. Fitxes de reforç, exàmens de repàs, dossiers per alumne. És impressió intensiva de blanc i negre sobre poques referències, que és just l'escenari on el cost per pàgina és el que mana.

Amb aquest perfil, la recomanació és directa: una sola làser mono amb cartutx d'alt rendiment, i tot el volum passant per ella. Amb un tòner de 3.000 pàgines a 12,98 €, imprimir 10.000 pàgines de material didàctic en un curs costa uns 43 € de tòner, més el tambor amortitzat.

Si a més cal decidir quina màquina comprar, la comparació entre làser, tinta i dipòsit és a quina impressora comprar per estudiar, i s'aplica igual a una aula petita.

L'error clàssic a les acadèmies és just el contrari: dues o tres multifuncions d'injecció barates repartides per les aules, perquè la màquina costava 60 €. Amb cartutxos de 550 pàgines, aquestes mateixes 10.000 pàgines superen els 40 € només en tinta a l'any i obliguen a estar reposant constantment a mig d'una classe.

Qui paga: centre, AMPA o famílies

Quan la despesa d'impressió es reparteix entre el centre i l'AMPA, el que sol fallar no és el pressupost sinó que ningú té la xifra per pàgina. Sense aquesta dada, qualsevol conversa sobre qui paga què es converteix en una discussió sobre percepcions.

La xifra és fàcil d'obtenir i desactiva la discussió: preu del cartutx dividit pel seu rendiment declarat, multiplicat per les pàgines del trimestre. Amb això es pot repartir per ús real en lloc d'estimació, i es pot decidir amb dades si val la pena que el centre imprimeixi determinat material o que s'envïi en digital.

En molts centres la conclusió de fer aquest càlcul és que el consumible és una partida menor comparada amb el paper i amb el temps del personal. Això també és una resposta útil: vol dir que l'esforç de gestió ha d'anar a reduir pàgines impreses i a consolidar màquines, no a buscar el cartutx un euro més barat.