Como digitalizar documentos com a impressora passo a passo

Resumo: Para digitalizar um documento só precisa de uma impressora multifunções (com scanner). Pode fazê-lo a partir do computador (com a ferramenta do Windows ou Mac), do telemóvel (com a app do fabricante ou a câmara), e enviá-lo diretamente para um e-mail, uma pasta de rede ou um USB. Este guia cobre todos os métodos passo a passo, como juntar várias páginas num só PDF e que resolução escolher.

Digitalizar transforma um papel num ficheiro digital: um PDF para arquivar um contrato, uma imagem de uma fatura, uma cópia de um cartão de cidadão. Se a sua impressora é multifunções —tem tampa de scanner ou um alimentador de documentos em cima—, já tem tudo o que precisa. Vamos a cada via, sem rodeios.

Pontos-chave

• Qualquer impressora multifunções (imprime + digitaliza) serve; uma impressora "só imprime" não pode digitalizar.
• Para texto que vai arquivar ou enviar, 300 DPI é o padrão: é a resolução que a NARA (Arquivos Nacionais dos EUA) fixa como mestra para digitalizar documentos e garantir compatibilidade com OCR (NARA, 1998/rev. em vigor).
• Use PDF para documentos e JPG só para fotos: o PDF admite várias páginas e texto pesquisável com OCR.
• Pode digitalizar sem computador: para e-mail, para pasta de rede ou para USB a partir do próprio painel.
• Digitalizar não gasta tinta nem toner. Só o papel impresso consome consumível.

Digitalizar é capturar uma imagem de um papel com o sensor ótico do scanner e guardá-la como ficheiro (PDF ou imagem). Não imprime nada, não gasta consumível: apenas lê.

O que preciso antes de começar a digitalizar?

Antes de tudo, confirme que o seu equipamento pode digitalizar e que o documento está bem colocado. A maioria das falhas de "não me digitaliza" resolve-se aqui: equipamento errado, folha mal colocada ou dispositivo fora da rede. Verifique estes três pontos e poupa metade dos problemas.

• Confirme que a sua impressora é multifunções (imprime e digitaliza). Se só imprime, não conseguirá digitalizar, por muitas apps que instale.
• Coloque o documento voltado para baixo sobre o vidro, alinhado com o canto marcado; ou voltado para cima no alimentador automático (ADF) se for digitalizar várias folhas.
• Para digitalizar para o computador ou o telemóvel, ambos devem estar na mesma rede Wi-Fi que a impressora (ou ligados por cabo USB). Se não sabe se está em rede, veja o nosso guia de como ligar a impressora ao Wi-Fi.

O ADF (alimentador automático de documentos) é o tabuleiro superior onde empilha várias folhas para que a impressora as digitalize uma após outra sem que tenha de as ir trocando à mão.

Como digitalizo a partir do computador (Windows e Mac)?

A partir do computador tem dois caminhos: a ferramenta que o sistema operativo já traz, ou a app do fabricante. Para uma digitalização rápida, a do sistema chega. Se precisar de OCR ou ajustes finos, recorra à app oficial (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon IJ Scan Utility, Brother iPrint&Scan), que dá mais controlo.

No Windows

1. Abra a aplicação Scanner do Windows (gratuita na Microsoft Store) ou Fax e Scanner do Windows, já incluído.
2. Selecione a sua impressora, o tipo de origem (vidro ou alimentador), a cor e o formato de ficheiro (PDF ou JPG).
3. Carregue em Pré-visualizar para ajustar o enquadramento e depois em Digitalizar.
4. O ficheiro guarda-se na pasta Digitalizações ou na que escolher.

Nos equipamentos HP, para digitalizar para o computador é preciso primeiro ativar a opção "Digitalizar para o computador" a partir do HP Printer Assistant ou da app HP Smart; depois escolhe o PC no painel da impressora e carrega em Enviar (HP Support, 2024).

No Mac

1. Abra Definições do Sistema → Impressoras e scanners e selecione a sua impressora.
2. Carregue em Scanner → Abrir scanner.
3. Escolha destino, formato e resolução, e carregue em Digitalizar.

A app do fabricante também digitaliza a partir do computador e costuma dar mais opções, como o reconhecimento de texto (OCR). Se um dia o equipamento imprime bem mas não digitaliza, não é raro: são dois percursos distintos, e às vezes falha só a digitalização embora a impressão vá bem (veja a impressora não imprime apesar de ter tinta se além disso tiver problemas com a impressão).

Como digitalizo a partir do telemóvel?

A partir do telemóvel há duas formas conforme a qualidade que precisa: a app do fabricante, que usa o scanner real da impressora, ou a câmara do telefone para uma cópia rápida. A app oficial dá melhor resultado porque digitaliza com o sensor da multifunções, não com uma foto.

• Com a app do fabricante. HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT ou Brother iPrint&Scan incluem função de digitalização: coloca o documento na impressora, carrega em Digitalizar na app e o ficheiro chega ao telemóvel. É a melhor qualidade. A Brother confirma-o na sua documentação: o iPrint&Scan permite digitalizar e guardar diretamente no álbum do telemóvel, enviá-lo por e-mail ou abri-lo noutra app, desde que o telefone esteja na mesma rede Wi-Fi que a máquina (Brother, 2024). A Epson permite o mesmo com o Smart Panel a partir de um smartphone ou tablet ligado à mesma rede (Epson, 2024).
• Com a câmara do telemóvel. Para uma cópia rápida sem usar a impressora: a app Ficheiros do iPhone e o Google Drive no Android digitalizam com a câmara, recortam e endireitam o documento e guardam-no como PDF. Prático, embora com menos qualidade do que o scanner de verdade.

Mais opções de impressão e digitalização a partir do telefone no nosso guia de como imprimir a partir do telemóvel.

Digitalização a partir do telemóvel, em resumo: as apps oficiais (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT, Brother iPrint&Scan) usam o scanner físico da impressora e guardam o ficheiro no telefone ou enviam-no por e-mail, desde que telemóvel e impressora partilhem a rede Wi-Fi (Brother, 2024). A câmara do telemóvel serve para o aperto, mas não iguala o sensor do scanner.

Como digitalizo diretamente para e-mail, pasta ou USB?

As impressoras multifunções com ecrã permitem digitalizar sem computador, escolhendo o destino no próprio painel. É o mais cómodo no escritório: põe a folha, toca no destino e pronto. Atenção a um detalhe: a digitalização para e-mail costuma exigir que a impressora esteja em rede, não ligada por USB.

Destino	Como funciona
Digitalizar para e-mail	A impressora envia o documento como anexo para o endereço que indicar. Requer configurar o e-mail uma vez nas definições da impressora.
Digitalizar para pasta de rede	Guarda o ficheiro numa pasta partilhada do computador ou do servidor. Ideal em escritórios.
Digitalizar para USB	Liga uma pen no porto frontal da impressora e o documento guarda-se diretamente nela. A opção mais simples e sem configuração.

Um aviso que quase ninguém lê até se enganar: em muitos modelos HP, a digitalização para e-mail só funciona com a impressora ligada à rede; as impressoras ligadas por USB não admitem "Digitalizar para e-mail", e há que configurar antes o servidor de e-mail no servidor web integrado (EWS) do equipamento (HP Support, 2024). Se o que procura é o mais rápido e sem configurar nada, digitalize para USB.

Digitalizar para USB, sem complicações: dos três destinos "sem computador", o USB é o único que não pede configuração prévia. Mete a pen no porto frontal, toca em "Digitalizar para USB" no painel e o PDF guarda-se na memória. A digitalização para e-mail, por outro lado, exige impressora em rede e o servidor de e-mail configurado no EWS (HP Support, 2024).

Como digitalizo várias páginas num só PDF?

Para reunir um documento de várias folhas num único ficheiro, o truque é escolher o formato PDF antes de digitalizar e, se não tiver alimentador, usar a opção de digitalização múltipla. Com ADF é automático; com o vidro, vai folha a folha e a app junta-as no fim. Nunca use JPG para isto: o JPG só guarda uma página.

• Com alimentador automático (ADF): coloque todas as folhas no tabuleiro superior, escolha o formato PDF e a impressora junta-as sozinha.
• Com o vidro: na app ou na ferramenta de digitalização, escolha o formato PDF e a opção "adicionar página" ou "digitalização múltipla": digitaliza folha a folha e no fim guardam-se todas no mesmo PDF.

PDF é o formato pensado para documentos: admite várias páginas, mantém o esquema e permite texto pesquisável com OCR. JPG (JPEG) é um formato de imagem de uma só página, feito para fotos; o seu texto não é selecionável nem pesquisável a menos que lhe aplique OCR à parte.

Que resolução (DPI) devo usar para digitalizar?

Para texto que vai arquivar ou enviar, 200–300 DPI é suficiente e gera ficheiros leves. Para uma foto ou algo que vá ampliar, suba para 600 DPI. Não é uma regra caseira: a NARA fixa 300 DPI como resolução mestra para digitalizar documentos de texto precisamente porque é a mínima que garante boa compatibilidade com OCR (NARA, 1998/em vigor).

Para além dos 600 DPI raramente se nota a melhoria no texto e o ficheiro fica enorme. Em documentos de texto simples a diferença entre 300 e 600 DPI costuma ser mínima a olho, mas o tamanho do ficheiro dispara, por isso 300 é o ponto ideal para a maioria dos casos.

Na Star Toner digitalizamos diariamente guias de remessa, faturas e documentação dos nossos próprios lotes de compatíveis antes de os vender. Pelo que vimos: para papelada normal, 300 DPI e PDF resolve 95 % do que chega. Só subimos para 600 quando há uma assinatura minúscula, um carimbo esborratado ou um código que precisamos de ler com lupa. E sim, o vidro sujo nota-se na cópia mais do que as pessoas julgam.

Digitalizar gasta tinta ou toner?

Não. Digitalizar apenas acende a lâmpada e o sensor ótico do scanner: não consome tinta, nem toner, nem papel. O consumível só se gasta quando imprime. Por isso digitalizar é a forma mais barata de conservar e partilhar um documento: custo zero por cópia.

Agora, imprimir gasta mesmo, e é aí que a fatura dói se comprar sempre originais. Quando for altura de repor, no catálogo de toner e tintas mais vendidos da Star Toner tem compatíveis certificados com 3 anos de garantia legal.

Conselhos para uma boa digitalização

• Limpe o vidro do scanner com um pano macio: o pó e as dedadas saem na cópia. Se vir riscos ou manchas repetidas, é quase sempre vidro sujo (diferente dos riscos ao imprimir, que tratamos em a minha impressora imprime com riscos).
• Feche bem a tampa para que o documento fique plano e sem sombras.
• Use PDF para documentos e JPG para fotos.
• Se precisar de procurar ou copiar o texto do documento digitalizado, ative o OCR (reconhecimento de texto) na app do fabricante. O PDF é o único dos dois formatos que guarda esse texto pesquisável (CZUR, 2024).

Perguntas frequentes

Como digitalizo um documento com a impressora?

Coloque o documento voltado para baixo sobre o vidro do scanner. A partir do computador, use a app Scanner do Windows ou, no Mac, Impressoras e scanners → Scanner → Abrir scanner. Escolha o formato (PDF ou JPG) e carregue em Digitalizar. Também pode digitalizar a partir da app do fabricante no telemóvel ou diretamente do painel da impressora. A NARA recomenda 300 DPI para texto (NARA, em vigor).

Como digitalizo a partir do telemóvel?

Com a app do fabricante (HP Smart, Epson Smart Panel, Canon PRINT, Brother iPrint&Scan): coloca o documento na impressora e carrega em Digitalizar na app. O telemóvel e a impressora devem estar na mesma rede Wi-Fi (Brother, 2024). Para uma cópia rápida sem impressora, a app Ficheiros do iPhone e o Google Drive no Android digitalizam com a câmara e guardam um PDF.

Posso digitalizar diretamente para o meu e-mail?

Sim, se a sua multifunções tiver ecrã e função "Digitalizar para e-mail". É preciso configurar uma vez o servidor de e-mail nas definições (na HP, através do servidor web integrado EWS) e, em muitos modelos, a impressora deve estar em rede: as ligadas por USB não admitem digitalizar para e-mail (HP Support, 2024).

Que resolução devo usar para digitalizar?

Para documentos de texto, 200–300 DPI é suficiente e gera ficheiros leves; a NARA fixa 300 DPI como mestra pela sua compatibilidade com OCR (NARA, em vigor). Para fotos ou documentos que vá ampliar, use 600 DPI. Acima de 600 quase não se nota melhoria no texto e o ficheiro fica muito pesado.

Digitalizar gasta tinta ou toner?

Não. Digitalizar só usa a lâmpada e o sensor do scanner: não consome tinta nem toner nem papel. O consumível só se gasta ao imprimir, por isso digitalizar tem custo zero por cópia. Quando for mesmo altura de repor, veja no catálogo de compatíveis da Star Toner.

A minha impressora não digitaliza, o que verifico?

Verifique que é uma impressora multifunções (nem todas digitalizam), que o computador ou o telemóvel estão na mesma rede que a impressora, e que o controlador ou a app do fabricante estão instalados. Reinicie a impressora e, se usar cabo, experimente outro porto USB. Na HP, além disso, ative "Digitalizar para o computador" no HP Smart (HP Support, 2024).

---

Continue a ler na Star Toner

• Como imprimir a partir do telemóvel: guia Android e iPhone
• Como ligar a impressora ao Wi-Fi
• A impressora não imprime apesar de ter tinta
• A minha impressora imprime com riscos
• Catálogo de toner e tintas mais vendidos

Fontes

• NARA — Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials (300 DPI para texto y OCR) — https://www.archives.gov/files/preservation/technical/guidelines-1998.pdf
• HP Support — How to scan with an HP printer (escanear al equipo, panel, formato PDF/JPG) — https://support.hp.com/us-en/document/ish_2275901-2074064-16
• HP Support — Set up Scan to Email (requiere red; USB no admite escanear a correo; EWS) — https://support.hp.com/us-en/document/ish_6185297-6063300-16
• Epson — Starting a Scan from a Smart Device (Epson Smart Panel) — https://files.support.epson.com/docid/cpd5/cpd59021/source/scanners/source/scanning_software/tasks/starting_scan_smartpanel.html
• Brother — Print or scan using Brother iPrint&Scan for mobile devices — https://support.brother.com/g/b/faqend.aspx?c=us&lang=en&prod=ads2500we_us&faqid=faq00100022_000
• CZUR TECH — Best File Format for Storing Scanned Documents (PDF vs JPG, OCR, archivo) — https://shop.czur.com/blogs/blog/which-is-the-best-file-format-for-storing-scanned-documents

---

Última atualização: julho de 2026. Star Toner, Almacén Central, Calle Océano Atlántico 38, 11379 Los Barrios, Cádiz. CHICTRATEC S.L. (NIF B72834534), parte do Grupo Recycop fundado em 1998.